ประสบการณ์ใบเสร็จหาย ต้องไปแจ้งความ

 

จาก Blog เดิม ที่เคยเขียนเกี่ยวกับเรื่องการยกเลิกใบเสร็จรับเงิน SAP https://snc.lib.su.ac.th/kmblog/?p=9429

ซึ่งปกติแล้ว การยกเลิกใบเสร็จรับเงินรายการข้ามวัน ผู้มีอำนาจของหน่วยงานจะไม่สามารถยกเลิกในระบบได้ทันที เจ้าหน้าที่ผู้เกี่ยวข้องจะต้องทำบันทึกชี้แจงส่งเรื่องให้ส่วนกลางของมหาวิทยาลัยเป็นผู้ยกเลิกให้  โดยต้องแนบใบเสร็จรับเงินรายการที่ต้องการยกเลิกให้ครบชุดทั้ง 3 ฉบับ (ต้นฉบับสีขาว, สำเนาสีฟ้า และสำเนาสีชมพู)

แต่หากเกิดกรณีสุดวิสัย ไม่สามารถติดตามต้นฉบับ (สีขาว) คืนจากผู้ชำระเงินไม่ได้  เช่น ผู้ใช้บริการทิ้งใบเสร็จไปแล้ว สามารถแก้ไขและดำเนินการตามระเบียบได้ดังนี้

1. แจ้งความเอกสารหาย

เดินทางไปสถานีตำรวจเพื่อลงบันทึกประจำวันแจ้งเอกสารหาย (ระบุรายละเอียดเล่มที่/เลขที่ใบเสร็จที่สูญหายให้ชัดเจน)

2. ใช้ใบแจ้งความแทนต้นฉบับ

นำใบรับแจ้งความจากสถานีตำรวจมาใช้เป็นหลักฐานแนบแทนใบเสร็จต้นฉบับสีขาวที่หายไป

3. ทำบันทึกเสนอส่วนกลาง

แนบใบรับแจ้งความร่วมกับสำเนาใบเสร็จรับเงินที่เหลือ (สีฟ้าและสีชมพู) ประกอบบันทึกข้อความส่งเรื่องให้ส่วนกลางขอยกเลิกใบเสร็จรับเงิน

 

ควรทำตามขั้นตอนอย่างเคร่งครัดเพราะการยกเลิกใบเสร็จรับเงินจะต้องมีเอกสารประกอบครบชุดเพื่อเก็บเข้าเล่มไว้เป็นหลักฐานสำหรับการตรวจสอบตามระเบียบทางราชการ และป้องกันความเสียหายหรือปัญหาทางบัญชีที่อาจเกิดขึ้นในภายหลัง