ในยุคที่ทรัพยากรสารสนเทศมีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว ห้องสมุดมิได้เป็นเพียงสถานที่รวบรวมหนังสือเท่านั้น แต่ยังเป็นศูนย์กลางแห่งการเรียนรู้ การอนุรักษ์องค์ความรู้ และการให้บริการสารสนเทศแก่สังคมอย่างยั่งยืน “หนังสือบริจาค” จึงถือเป็นทรัพยากรสำคัญที่ช่วยเสริมสร้างคุณค่าและเพิ่มความหลากหลายของทรัพยากรสารสนเทศภายในห้องสมุด โดยเฉพาะหอสมุดพระราชวังสนามจันทร์ ซึ่งเป็นแหล่งเรียนรู้สำคัญของมหาวิทยาลัยศิลปากรที่มีบทบาทในการส่งเสริมการศึกษาและการเรียนรู้ตลอดชีวิต
หนังสือที่ได้รับบริจาคมาจากหลากหลายแหล่ง ทั้งจากหน่วยงานภาครัฐ ภาคเอกชน ศิษย์เก่า คณาจารย์ นักศึกษา ตลอดจนประชาชนทั่วไป หนังสือเหล่านี้ประกอบด้วยหนังสือวิชาการ วรรณกรรม หนังสือหายาก เอกสารท้องถิ่น และสิ่งพิมพ์ที่ทรงคุณค่าทางประวัติศาสตร์ ซึ่งสามารถช่วยเติมเต็มทรัพยากรของห้องสมุดให้ครอบคลุมและตอบสนองต่อความต้องการของผู้ใช้บริการได้มากยิ่งขึ้น
อย่างไรก็ตาม การได้รับหนังสือบริจาคจำนวนมากย่อมมาพร้อมกับความท้าทายด้านการบริหารจัดการ หากขาดกระบวนการคัดเลือกและจัดการที่เหมาะสม อาจก่อให้เกิดปัญหาด้านพื้นที่จัดเก็บ หนังสือซ้ำซ้อน หรือทรัพยากรที่ไม่สอดคล้องกับพันธกิจของห้องสมุด ดังนั้น หอสมุดพระราชวังสนามจันทร์จึงให้ความสำคัญกับกระบวนการบริหารจัดการหนังสือบริจาคอย่างเป็นระบบ ตั้งแต่การรับมอบ การคัดเลือก การวิเคราะห์เนื้อหา การลงรายการบรรณานุกรม การประทับตรา การจัดเก็บ ตลอดจนการนำออกให้บริการแก่ผู้ใช้
การคัดเลือกหนังสือบริจาคถือเป็นขั้นตอนสำคัญ โดยบรรณารักษ์จะพิจารณาความสอดคล้องกับหลักสูตรการเรียนการสอน ความทันสมัยของเนื้อหา สภาพทางกายภาพ และคุณค่าทางวิชาการของหนังสือ หนังสือที่ผ่านการคัดเลือกจะเข้าสู่กระบวนการจัดทำรายการตามมาตรฐานห้องสมุด และการจัดหมวดหมู่ เพื่อให้ผู้ใช้สามารถค้นคืนข้อมูลได้อย่างสะดวกและรวดเร็ว
ในส่วนของหนังสือที่ไม่ผ่านเกณฑ์การคัดเลือก หอสมุดอาจดำเนินการบริจาคต่อให้แก่โรงเรียน ชุมชน หรือห้องสมุดขนาดเล็กที่ขาดแคลนทรัพยากร ซึ่งถือเป็นการส่งต่อโอกาสทางการศึกษาและช่วยลดปริมาณทรัพยากรที่ไม่ได้ใช้งาน อันเป็นแนวทางที่สอดคล้องกับแนวคิดการพัฒนาอย่างยั่งยืนและการใช้ทรัพยากรอย่างคุ้มค่า
หอสมุดพระราชวังสนามจันทร์จึงมิได้มองหนังสือบริจาคเพียงเป็นทรัพยากรเพิ่มเติมเท่านั้น แต่ยังเป็นสื่อกลางแห่งการแบ่งปันองค์ความรู้และการมีส่วนร่วมของสังคม การบริหารจัดการหนังสือบริจาคอย่างมีประสิทธิภาพจึงเป็นกลไกสำคัญที่ช่วยให้ห้องสมุดสามารถดำเนินงานได้อย่างยั่งยืน ทั้งในด้านวิชาการ เศรษฐกิจ สังคม และสิ่งแวดล้อม พร้อมทั้งรักษาบทบาทของห้องสมุดในฐานะแหล่งเรียนรู้ที่มีคุณค่าแก่คนรุ่นปัจจุบันและอนาคตต่อไป