โดยปกติแล้วในการจัดซื้อหนังสือและทรัพยากรสารสนเทศนั้น ความถูกต้องและครบถ้วนของเอกสารหลักฐานในการเบิกจ่าย คือ “บิลเงินสด ใบเสร็จรับเงิน และใบกำกับภาษี” เป็นสิ่งที่จำเป็นต้องให้ความสำคัญอย่างยิ่ง เพราะหากเกิดความผิดพลาด ผิดเงื่อนไข หรือข้อมูลใด ๆ ตกหล่นไป อาจเกิดปัญหาในการเบิกจ่าย และอาจต้องใช้เวลาในการขอให้ทางร้านค้า/สำนักพิมพ์/หน่วยงาน ออกเอกสารใหม่
ซึ่งโดยปกติแล้ว “เอกสารหลักฐานในการเบิกจ่าย” (บิลเงินสด ใบเสร็จรับเงิน และใบกำกับภาษี) จำเป็นต้องใช้เอกสารตัวจริง จัดทำและส่งมอบในรูปแบบกระดาษโดยมีการลงลายมือชื่อโดยปากกาน้ำเงินเท่านั้น ซึ่งตามเงื่อนไขการเบิกจ่ายในหน่วยงานของเราต้องการเอกสารหลักฐานในการเบิกจ่าย “ตัวจริง” ในรูปแบบการลงลายมือชื่อโดยปากกาน้ำเงินลงบนรูปแบบกระดาษเท่านั้น ไม่สามารถใช้เอกสารหลักฐานในการเบิกจ่ายที่ลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์และส่งเป็นไฟล์ได้
…ยกเว้น… ว่าเอกสารหลักฐานในการเบิกจ่ายจะเป็น “ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ (e-Tax Invoice)”
ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ หรือ e-Tax Invoice คือเอกสารหลักฐานในการเรียกเก็บภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) หรือเอกสารการค้าที่จัดทำ ส่งมอบ และจัดเก็บในรูปแบบข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์แทนการใช้กระดาษ เป็นการนำส่งข้อมูลให้แก่กรมสรรพากรด้วยวิธีการอิเล็กทรอนิกส์ โดยมีผลทางกฎหมายเทียบเท่ากับใบกำกับภาษีแบบกระดาษทุกประการ
โดยมีข้อสังเกตคือ ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ (e-Tax Invoice) จะมีข้อความ “เอกสารนี้ได้จัดทำและส่งข้อมูลให้แก่กรมสรรพากรด้วยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์” กำกับอยู่ที่เอกสาร
หากมีข้อความดังกล่าวไม่จำเป็นต้องขอให้ผู้จำหน่ายลงลายมือชื่อในรูปแบบกระดาษ เพราะใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์มีการลงลายเซ็นดิจิทัล (Digital Signature) หรือประทับรับรองเวลา (Time Stamp) เพื่อรับรองความถูกต้องตามข้อตกลงของกรมสรรพากรอยู่แล้ว
จะเห็นได้ว่าเอกสารหลักฐานในการเบิกจ่าย นอกจาก บิลเงินสด ใบเสร็จรับเงิน และใบกำกับภาษี (รูปแบบกระดาษ) แล้ว ยังมีใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ (e-Tax Invoice) ที่บรรณารักษ์จัดหาต้องพบเจอ และแยกแยะรายละเอียดต่าง ๆ ให้ได้ เพื่อความเข้าใจที่ตรงกับเงื่อนไขต่าง ๆ และการทำงานที่เกิดข้อผิดพลาดให้น้อยที่สุด
แสน (บรรณารักษ์จัดหาที่ยืนไหว้ใบเสร็จทุกครั้งก่อนออกจากร้านหนังสือ)
100,000
บรรณานุกรม
ชลิตตา บุญบรรเจิดศรี. (2569, 26 ตุลาคม). e-Tax Invoice คืออะไร รวมทุกเรื่องใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ที่ธุรกิจควรรู้. https://flowaccount.com/blog/e-tax-invoice-by-time-stamp-electronic-invoice/
PEAK Account. (2569, 10 กรกฎาคม). e-Tax Invoice & e-Receipt คืออะไร สรุปครบจบสำหรับผู้ประกอบการ SME. https://www.peakaccount.com/blog/tax/value-added-tax/etax-invoice-by-e-receipt