หอสมุดพระราชวังสนามจันทร์ได้มีการจัดเก็บและแยกเอกสารประเภทต่างๆ ไว้ เมื่อไม่ได้ใช้งานแล้ว หรือครบกำหนดอายุการจัดเก็บ มีจำนวนและปริมาณค่อนข้างมาก ขั้นตอนสำคัญถัดมาคือการทำลายเอกสารอย่างถูกต้องตามระเบียบ โดยหัวใจสำคัญของการดำเนินงานในครั้งนี้คือ ความปลอดภัยของข้อมูล และความเป็นมิตรต่อสิ่งแวดล้อม
เพื่อป้องกันข้อมูลรั่วไหลและปฏิบัติตามพระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล (PDPA) หอสมุดฯ จึงทำหนังสือขอความอนุเคราะห์เพื่อส่งเอกสารทำลาย กับ บริษัท สยามคราฟท์อุตสาหกรรม จำกัด (โรงงานบ้านโป่ง ในเครือ SCGP) ซึ่งมีกระบวนการจัดการที่ได้มาตรฐานและตอบโจทย์แนวคิดเศรษฐกิจหมุนเวียน การส่งอกสารทำลายกับทาง SCGP ใช้วิธีการต้มย่อยสลายด้วยความร้อน เปลี่ยนเอกสารเป็นเยื่อกระดาษเอกสารจะถูกนำเข้าสู่กระบวนการต้มและปั่นผสมด้วยความร้อนและน้ำ จนเส้นใยกระดาษเปื่อยละลายกลายเป็นเยื่อกระดาษอย่างสมบูรณ์ ข้อความและข้อมูลทั้งหมดจะถูกย่อยสลายจนไม่สามารถกู้คืนได้ ทั้งยังไม่สร้างมลพิษ เพราะเป็นกระบวนการที่ไม่สร้าง PM 2.5 หรือก๊าซพิษจากการเผา การจัดการของบริษัททั้งหมดเป็นระบบปิด มีการจัดทำและบันทึกข้อมูลปริมาณน้ำหนักอย่างแม่นยำ ป้องกันข้อมูลสำคัญรั่วไหลได้อย่างเด็ดขาด มีการหมุนเวียนทรัพยากรตามหลัก 3Rs: เยื่อกระดาษที่ได้จะถูกนำกลับไปใช้เป็นวัตถุดิบผลิตกระดาษแผ่นใหม่ของทางบริษัทต่อไป
นอกจากนี้ คือ การสร้างคุณค่าใหม่จากกระดาษที่ไม่ใช้แล้ว โดยทาง SCGP จะคำนวณน้ำหนักกระดาษที่นำส่งทำลายเข้าสู่อัตราส่วนการแลกเปลี่ยนกระดาษ A4 กลับคืนสู่หน่วยงาน โดยอัตราแลกเปลี่ยน จะคำนวณจาก น้ำหนักกระดาษเก่า 100 กิโลกรัม สามารถแลกเปลี่ยนเป็น กระดาษ A4 ได้จำนวน 5 รีม
สำหรับการส่งเอกสารไปทำลายในครั้งนี้ หอสมุดฯ ได้รับกระดาษ A4 กลับมา จำนวน 35 รีม เพื่อนำมาใช้ในหน่วยงาน ถือเป็นการช่วยประหยัดงบประมาณของหน่วยงาน และยังเป็นการสร้างวงจรการใช้ทรัพยากรอย่างคุ้มค่าสูงสุด
ข้อแนะนำก่อนส่งเอกสารไปทำลาย
– แยกประเภทกระดาษ (แยกกระดาษขาว-ดำ หรือกระดาษสี) เพื่อง่ายต่อการจัดเก็บและสำหรับส่งทำลาย
– แยกวัสดุอื่นที่ไม่ใช่กระดาษออก เช่น ถอดปกพลาสติก คลิปหนีบกระดาษขนาดใหญ่ หรือสันรูดออกให้เรียบร้อย
การส่งเอกสารทำลายของหอสมุดพระราชวังสนามจันทร์ในครั้งนี้ จึงไม่ใช่แค่การกำจัดกระดาษหมดอายุการใช้งาน แต่คือการขับเคลื่อนองค์กรสู่ความยั่งยืน ปกป้องข้อมูลความเป็นส่วนตัวของผู้ใช้บริการ และช่วยดูแลสิ่งแวดล้อมไปพร้อมๆ กัน ขอขอบคุณบุคลากรทุกท่านที่ช่วยแยกและจัดเก็บเอกสาร ขอบคุณทีมงานที่ช่วยออกแรงอย่างแข็งขัน ขอบคุณพี่ธนวรรณที่ช่วยประสานงานและติดต่อกับทางบริษัทฯ ให้อย่างเรียบร้อย ทำให้ภารกิจในครั้งนี้สำเร็จลุล่วงด้วยดี
