หนังสือชำรุดเป็นเรื่องที่ผู้ใช้บริการและผู้ให้บริการต้องช่วยกันดูเพื่อไม่ให้เสียผลประโยชน์ของผู้ใช้บริการ โดยก่อนยืมออกไปผู้ใช้บริการต้องตรวจสอบเองด้วยว่าหนังสือที่จะยืมออกไปมีสภาพชำรุดหรือไม่ เช่น มีรอยคราบเปื้อน ฉีกขาด บวม หรือมีรอยถูกกัดแทะหรือไม่ เป็นต้น หากพบสภาพชำรุดดังกล่าวหรือนอกเหนือจากนี้ที่ดูแล้วคิดว่ามันไม่ปกติต้องสอบถามเจ้าหน้าที่ทันที เพื่อให้เจ้าหน้าที่โน้ตไว้หรือประทับตรามีรอยคราบเปื้อนไว้ เวลานำส่งคืนจะได้ไม่มีปัญหา
ในส่วนของเจ้าหน้าที่ผู้ให้บริการก็ต้องตรวจสอบสภาพหนังสือก่อนให้ยืมออกไปด้วยว่าชำรุดหรือไม่ ถ้าชำรุดก็โน้ตไว้หรือประทับตรามีรอยคราบเปื้อนไว้พร้อมลงชื่อเจ้าหน้าที่ ลงวันที่ที่พบ เพื่อให้เกิดความมั่นใจว่าหนังสือที่ยืมออกไปอยู่ในสภาพเรียบร้อยแน่นอนจะได้ไม่เกิดปัญหากับผู้ใช้บริการตอนนำตัวเล่มมาส่งคืน
ทั้งนี้หอสมุดฯ ได้มีป้ายประชาสัมพันธ์แจ้งเตือนขอให้ผู้ใช้บริการตรวจสบสภาพหนังสือว่าชำรุดหรือไม่ ทั้งที่หน้าเคาน์เตอร์ยืม-คืน ชานชาลาบันได ดังภาพด้านบนและด้านล่างนี้
ดังนั้นหากผู้ใช้บริการนำหนังสือมาส่งคืนและเจ้าหน้าที่พบว่าหนังสือมีสภาพชำรุดก็จะให้กรอกข้อมูลในแบบแจ้งหนังสือหายหรือชำรุด ซึ่งแบบกรอกนี้เป็นแบบเดียวกับหนังสือแจ้งหาย
ผู้ให้บริการควรตรวจสอบข้อมูลการลงรายการให้ชัดเจนในส่วนของชื่อ นามสกุล รหัส เบอร์โทร. E-mails เพื่อสะดวกในการติดต่อกลับ และแจ้งผู้ใช้บริการนัดฟังผลการพิจารณาภายใน3วันทำการ มีค่าดำเนินการทางเทคนิค 100 บาท และถ้ามีค่าปรับหนังสือค้างส่งก็ต้องชำระตามปกติ
ต่อจากนั้นเจ้าหน้าที่จะนำใบแจ้งนี้ไปลงรายการในแฟ้มแจ้งหาย/ชำรุด พร้อมลงเลขที่ตามลำดับในแบบแจ้ง ส่งให้ผู้รับผิดชอบการปฏิบัติงานนี้ ผู้ทำหน้าที่จะตรวจสอบข้อมูลในระบบอีกครั้งว่าหนังสือนี้หอสมุดมีบริการกี่เล่ม พร้อมลงรายละเอียดอื่น ๆ ด้วย เช่น เลขบาร์โค้ด ราคา ถ้ายังไม่มีการลงข้อมูลมาให้ เสร็จแล้วนำใบแจ้งหนังสือชำรุดนี้พร้อมตัวเล่มส่งให้หัวหน้าฝ่ายบริการพิจารณา
เมื่อหัวหน้าฝ่ายบริการพิจารณาผลว่าให้ดำเนินการอย่างไร เช่น ให้ซื้อชดใช้ ชดใช้เป็นเงิน เป็นต้น ผู้ปฏิบัติงานก็นำผลการพิจารณานี้ไปลงข้อมูลในชื่อของผู้ใช้บริการ และส่ง SMS หรือส่ง E-mail แจ้งให้ทราบเพื่อให้ผู้ใช้บริการทราบและดำเนินการต่อไป
