การแจ้งหนังสือหาย
หนังสือของหอสมุดฯ ที่ผู้ใช้บริการยืมไปแล้วเมื่อทราบว่าทำหายก็ต้องมาเขียนแบบแจ้งหนังสือหายหรือชำรุดที่เจ้าหน้าที่เคาน์เตอร์ยืม-คืนของหอสมุดฯ ผู้ใช้บางคนรู้ตัวเร็วว่าหนังสือหายแน่นอน เช่น จำได้ว่าลืมไว้บนรถเมล์ หรือหนังสือตกหล่นขณะซ้อนท้ายรถจักรยานยนต์ เป็นต้น บางคนเมื่อหาหนังสือที่ยืมไปแล้วไม่ได้ว่าอยู่ที่ไหนก็มาแจ้งหาย หรืออาจได้รับการติดตามทวงถามหนังสือค้างส่งไปจึงค่อยมาติดต่อหอสมุดฯ ว่าหาหนังสือไม่พบและเขียนแบบฟอร์มแจ้งหนังสือหายไว้
ขั้นตอนการแจ้งหนังสือหาย เมื่อผู้ใช้บริการมาแจ้งหนังสือหาย เจ้าหน้าที่จะนำแบบแจ้งหนังสือหายหรือชำรุดให้กรอกข้อมูลต่าง ๆ ดังนี้คือ
1. ข้อมูลส่วนแรกจะเป็นชื่อ นามสกุล สังกัด/รหัส โทรศัพท์ e-mail ของผู้ทำหนังสือหาย/ชำรุด
คลิก /ในช่องสี่เหลี่ยม [ ] หาย [ ] ชำรุด
แล้วกรอกข้อมูลชื่อผู้แต่ง ชื่อเรื่อง เลขเรียก และบาร์โค้ดหนังสือเล่มที่ทำหายหรือชำรุด (เลขบาร์โค้ดนี้เจ้าหน้าที่จะเติมให้เองถ้าไม่ทราบ) สำนักพิมพ์ ปีที่พิมพ์ จำนวนหน้า วันกำหนดส่ง ราคา หมายเหตุ
2. ค่าดำเนินการทางเทคนิค ……………….. บาท 3. [ ] ไม่มี [ ] มีค่าปรับค้างส่งเกินกำหนด ……………………..บาท
เจ้าหน้าที่จะแจ้งผู้ใช้ก่อนว่ามีค่าดำเนินการทางเทคนิค 100 บาท และคลิกในช่องสี่เหลี่ยมว่ามี หรือไม่มีค่าปรับค้างส่งเกินกำหนดหรือไม่ ถ้ามีค่าปรับค้างส่งเกินกำหนดก็จะเขียนจำนวนเงินไว้
4. นัดฟังผลการพิจารณา (ภายใน 3 วันทำการ) วันที่ ………………………………………………………….
เมื่อผู้ใช้กรอกข้อมูลส่วนที่ 1 เรียบร้อยแล้ว เจ้าหน้าที่จะต้องแจ้งผู้ใช้ทราบว่าต้องเสียค่าดำเนินการทางเทคนิค 100 บาท พร้อมตรวจสอบว่ามี หรือไม่มีค่าปรับค้างส่งเกินกำหนด และคลิก / ลงในช่อง [ ] และนัดฟังผลการพิจารณาภายใน 3 วันทำการ และลงวันที่นัด ……………………………………..
ทั้งนี้เมื่อผู้ให้บริการนัดหมายและอธิบายขั้นตอนการดำเนินการให้ทราบเบื้องต้นแล้ว ให้นำใบเหลืองที่เรียนผู้ใช้บริการทราบ เรื่อง กรณีทำหนังสือสูญหายหรือชำรุด ว่าต้องทำอย่างไรบ้าง ให้ผู้ใช้นำติดตัวไปอ่านเพิ่มเติมด้วย ดังตัวอย่าง
***สิ่งสำคัญที่ต้องเน้นย้ำกับผู้ใช้บริการคือ 1. หนังสือที่ซื้อมาชดใช้ต้องเป็นชื่อเรื่องและผู้แต่งเดียวกัน 2. ปีพิมพ์เดียวกันหรือปีพิมพ์ใหม่กว่า 3. ชำระค่าดำเนินการทางเทคนิค 100 บาท 4. ถ้ามีค่าปรับเกินกำหนดค้างส่งต้องชำระด้วย จะนับถึงวันที่มาแจ้งหายไว้
ขั้นตอนการปฏิบัติงานของเจ้าหน้าที่ จะลงเลขที่รับเรื่องในใบรายการแจ้งหายโดยดูลำดับเลขที่ในแฟ้มแจ้งหายหรือชำรุด แล้วนำใบแจ้งหายหรือชำรุดนี้มาตรวจสอบในระบบว่าหนังสือเล่มนี้หอสมุดฯ มีบริการกี่เล่ม เลขบาร์โค้ดอะไรเขียนในใบแจ้งนี้ไว้แล้วส่งให้หัวหน้าฝ่ายบริการพิจารณาว่าจะหาซื้อจากสำนักพิมพ์ไหน เมื่อได้รับข้อมูลที่เขียนบอกมาในใบแจ้งหายหรือชำรุดแล้ว ผู้ปฏิบัติงานจะนำข้อมูลที่ต้องแจ้งให้ผู้ใช้ทราบมาลง message ในชื่อผู้แจ้งหาย และส่ง sms หรือ e-mail แจ้งผลการพิจารณาให้ผู้ใช้ทราบได้ทันที เสร็จแล้วในใบแจ้งหายนี้ไปเรียงในแฟ้มแจ้งหายหรือชำรุด โดยเรียงตามอักษรชื่อผู้แต่ง ก- ฮ
