การจัดการความรู้ในองค์กรของรัฐ
1. กพร
สือเนื่องจาก มาตรา 11 ของพรกฤษฎีกาว่าด้วยหลักเกณฑ์และวิธีการบริหารกิจการบ้านเมืองที่ดี พ.ศ. 2546 กำหนดให้ส่วนราชการมีหน้าที่พัฒนาความรู้ในส่วนราชการ เพื่อให้มีลักษณะเป็นองค์กรแห่งการเรียนรู้อย่างสม่ำเสมอ โดยต้องรับรู้ข้อมูลข่าวสารและสามารถประมวลผลความรู้ในด้านต่างๆ เพื่อนำมาประยุกต์ใช้ในการปฏิบัติราชการได้อย่างถูกต้อง รวดเร็ว และเหมาะสมต่อสถานการณ์ รวมทั้งต้องส่งเสริมและพัฒนาความรู้ ความสามารถ สร้างวิสัยทัศน์ และปรับเปลี่ยนทัศนคติของข้าราชการในสังกัด ให้เป็นยุคคลากรที่มีประสิทิภาพและมีการเรียนรู้ร่วมกัน
2. การจัดการความรู้ของ กพร
1. กระบนการจัดการความรู้ (Knowledge Management Process) 7 ขั้นตอน
1) การบ่งชี้ความรู้
2) การสร้างและแสวงหาความรู้
3) การจัดความรู้ให้เป็นระบบ
4) การประมวลและกลั่นกรองความรู้
5) การเข้าถึงความรู้
6) การแบ่งปันแลกเปลี่ยนความรู้
7) การเรียนรู้
คลังเอกสารระดับสถาบัน (Institutional Repository :IR)
เป็นแหล่งจัดเก็บรวบรวมผลงานของบุคลากรในสถาบัทางด้านวิชาการนิยมใช้กันอย่างแพร่หลาย โดยมีแนวคิดของการใช้โอเพ่นซอร์ท คลังเอกสารระดับสถาบันของมหาวิทยาลัยมีวัตถุประสงค์เพื่อบริการทรัพยากรสารสนเทศที่มาจากบุคลากรในสถาบัน เพื่อให้เป็นชุมชนวิชาการที่มีการแลกเปลี่ยนความรู้ นอกจากนี้ยังต้องมีการจัดการที่มีประสิทธิภาพ เช่นการจัดเก็บอย่างถาวร การเข้าถึงทรัพยากร และการให้บริการ
Instisutional Repository หรือ คลังเก็บสารสนเทศระดับสถาบัน หมายถึง คลังเก็บทรัพยากรสารสนเทศดิจิทัล อันเป็นภูมปัญญาของมหาวิทยาลัย ซึ่งมีการจัดเก็บเป็นศูนย์รวม มีการสงวนรักษา และมีการจัดทำดัชนีที่ได้มาตรฐาน สามารถสืบค้นทรัพยากรเหล่านั้นได้
Gibbons (2004:6) ได้แตกประเด็นของคลังเก็บสารสนเทศระดับสถาบันไว้ 5 ประการ คือ
- เป็นรูปแบบดิจิทัล (Digital Content)
- เป็นสังคม (Community Driven and Focus)
- รองรับผลงานของบุคลากรในสถาบัน (Institutionally Supported)
- มีการจัดเก็บที่คงทนและถาวร (Durable and Permanent)
- แรเข้าถึงผลงานที่มีกลไกอย่างเหมาะสม (Accessible Content)
จอห์นสัน ได้กล่าวถึงการจัดทำคลังเอกสารระดับสถาบันจะต้องประกอบด้วยคุณลักษณะดังนี้
– จะต้องเป็นทรัพยากรในรูปแบบดิจิทัล
– เน้นการจัดเก็บผลงานบุคลากรในสถาบัน
– รวบรวมผลงาน และรักษา ผลงานวิชาการของบุคลากรในสถาบัน
– การควบคุมและการจัดการการเข้าถึงเนื้อหา
– เมื่อมีการนำเข้าคลังแล้ว ไม่ควรมีการถอดถอนจากคลัง ยกเว้นเหตุจำเป็น เช่น งานมีการละเมิดลิขสิทธิ์
– คุณลักษณะที่สำคัญประการหนึ่งของการเป็นคลังเก็บสารสนเทศระดับสถาบัน คือการสมารถให้มีการเข้าถึงได้แบบเปิด / แบบเสรี หรือมีปัญหาในการเข้าถึงให้น้อยที่สุด
ประโยชน์ของการมีคลังเอกสารระดับสถาบัน
– ทำให้เกิดระบบการรวบรวม สงวนรักษา และเผยแพร่เนื้อหาทางวิชาการเป็นเสมือนตัวชี้วัดของคุณภาพทางวิชาการของมาหาวิทยาลัย
– เป็นการสงวนรักษาทรัพย์สินทางปัญญาในรูปดิจิทัล
– เป็นเสมือนพื้นฐานของกระบวนทัศน์ใหม่ในการพิมพ์ผลงานทางวิชาการ
– เป็นการสื่อสารทางวิชาการ
– เป็นการจัดเก็บความรู้ที่มีอยู่ในองค์กร
– เป็นการสนับสนุนเรื่องการเข้าถึงโดยเสรี สามารถให้มีการเข้าถึงได้แบบเปิด
คลังเอกสารระดับสถาบันในประเทศไทย
– คลังปัญญาจุฬา(CU Intellectual Repository – CUIR) นำมาจัดเก็บทรัพยากรสารสนเทศดิจิทัลสำหรับให้บุคลากรเข้าสืบค้น
– คลังสารสนเทศของสถาบันนิติบัญญัติ (Legislative Institutional Repository of Thailand) รวบรวมเอกสารที่เกี่ยวข้องกับสถาบันนิติบัญญัติ มีการแบ่งเอกสารตามเนื้อหา 4 เรื่อง คือ
1. เอกสารตามบทบาทอำนาจหน้าที่ของรัฐสภา เช่นร่างรัฐธรรมนูญ
2. สารเทศสนับสนุนภารกิจ เช่น เอกสารผลงานวิจัย สิ่งพิมพ์รัฐบาล
3. ผลงานของรัฐสภา
4. กฎหมายที่ประกาศในราชกิจจานุเบกษา เช่น ระราบกำหนด พระราชกฤษฎีกา
ห้องสมุดดิจิทัล
ห้องสมุดที่ต้องการเทคโนโลยีเครือข่ายเพื่อเชื่อมโยงแหล่งสารสนเทศที่อยู่หลายๆ แหล่งและการเชื่อมโยงนั้นต้องไม่ยุ่งยากสำหรับผู้ใช้และสามารถเข้าถึง ทรัพยากรสารสนเทศได้อย่างกว้างขวางเป็นสากล คอลเลคชั่นที่เก็บไม่จำกัดเฉพาะเอกสาร แต่ยังครอบคลุมถึงวัสดุดิจิตอลอื่นๆ ที่สร้างขึ้น ซึ่งไม่อยู่ในรูปแบบของสิ่งพิมพ์ องค์ประกอบของห้องสมุดดิจิตอล ได้แก่ ส่วนเชื่อมโยง ผู้ใช้ ประกอบด้วย 2 ส่วน คือ ส่วนสำหรับผู้ใช้และส่วนสำหรับผู้ควบคุมโดยผู้ใช้สามารถใช้เว็บบราวเซอร์ในการติดต่อกับส่วนบริการผู้ใช้ได้
ความหมายและลักษณะของห้องสมุดดิจิตอล (Digital library)
ห้องสมุดดิจิตอล (Digital library)เป็นคำที่นิยมใช้กันอย่างแพร่หลายเพราะให้ความหมายที่กว้างกว่าคำว่า ห้องสมุดอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Library) และห้องเสมือนจริง (Virtual Library) เนื่องจากคำว่าอิเล็กทรอนิกส์โดยมากเน้นเทคโนโลยีที่ใช้ในการจัดเก็บสารสนเทศ ส่วนคำว่า เวอร์ชวล เน้นที่สภาวะเสมือนจริงที่ประกอบกันขึ้นมาเป็นรูปแบบใดรูปแบบหนึ่งที่ไม่ใช่ทางกายภาพ ขณะที่คำว่า ดิจิตอล หมายถึง สารสนเทศที่อยู่ในสื่ออิเล็กทรอนิกส์ต่างๆ
รูปแบบฐานข้อมูลสำหรับห้องสมุดดิจิตอล
– ฐานข้อมูลสื่อผสม ใช้ในการนำเสนอสารสนเทศที่ไม่จำเป็นต้องเรียงลำดับและประกอบด้วยสื่อหลายๆแบบ
– ฐานข้อมูลเต็มรูปแบบ เป็นลักษณะฐานข้อมูลที่บันทึกเรื่องราวทั้งหมดเข้าเครื่องคอมพิวเตอร์ในรูปแบบที่เครื่องอ่านได้ เมื่อต้องการใช้ก็สามารถเรียกข้อมูลขึ้นมาอ่านได้เหมือนกับการอ่านหนังสือทั้งเล่ม
– ฐานข้อมูลภาพลักษณ์ เป็นฐานข้อมูลเต็มรูปชนิดหนึ่งผลิตได้จากการใช้เครื่องสแกนเนอร์อ่านเอกสาร หรือสารสนเทศใดๆหรือใช้กล้องถ่ายรูป หรือวีดิทัศน์ภาพถ่ายต่างๆ เข้าสู่ระบบคอมพิวเตอร์
รูปแบบการจัดการฐานข้อมูลของห้องสมุดดิจิตอล
รูปแบบการจัดการฐานข้อมูลของห้องสมุดดิจิตอลประกอบด้วย 2 ส่วน คือ ทรัพยากรสารสนเทศที่อยู่ในรูปวัสดุสิ่งพิมพ์และทรัพยากรสารสนเทศที่อยู่ในรูปวัสดุอิเล็กทรอนิกส์ ทรัพยากรสารสนเทศที่อยู่ในรูปวัสดุสิ่งพิมพ์จะต้องผ่านการแปลง ให้อยู่ในรูปของดิจิตอล เพื่อสามารถนำข้อมูลออกมาใช้ในลักษณะตัวอักษร
เทคโนโลยีที่เกี่ยวข้องกับห้องสมุดดิจิทัล
เทคโนโลยีสารสนเทศ คือ เทคโนโลยีอิเล็กทรอนิกส์ ได้แก่ อุปกรณ์ที่ช่วยในการจัดการทรัพยากรสารสนเทศ อาทิ เครื่องแสกน คอมพิวเตอร์ เครื่องเล่นสื่อ ส่วนเทคโนโลยีอินเตอร์เน็ตและเครือข่ายสังคม เป็นเทคโนโลยีที่ทำให้เกิดการเชื่อมโยงคอมพิวเตอร์ทั่วโลก การใช้งานเทคโนโลยีกับห้องสมุด มี 3 ประเภทคือ 1. การจัดเก็บ คือกระบวนการแปลงข้อมูล 2. การจัดการบริหารข้อมูล 3. การเข้าถึงและการแสดงผลข้อมูล
Dspace
เป็นซอฟต์แวร์ที่ถูกนำมาเผยแพร่ครั้งแรกในปี 2002 วัตถุประสงค์ของการทำดีสเปซ คือเพื่อนำซอฟต์แวร์ไปใช้การเก็บผลงานของนักวิจัยในสถาบัน MIT ดังนั้นการพัฒนาและสร้างดีสเปซเพื่อเป็นระบบที่สามารถรองรับการจัดเก็บรองรับผลงานให้อยู่ถาวร
ระบบมีการแบ่งสิทธ์การเข้าใช้ระบบ 4 ประเภท ได้แก่ผู้ใช้ (User) ผู้ส่งผลงาน (Contributors) ผู้ส่งผลงาน (Contributors) ผู้ดูแลชุมชน (Community Administrator) และผู้ดุแลระบบ (System Administrator) มีโครงสร้างข้อมูลแบบลำดับชั้นโดยแบ่งชุมชน ในแต่ละชุมชนแบ่งเป็นกลุ่ม แต่ละกลุ่มจะประกอบด้วยผลงาน ซึ่งแต่ผลงานอาจประกอบด้วยหลายแฟ้มข้อมูล เหมาะกับองค์กรที่มีขนาดใหญ่ คือมีการส่งผลงานจากหลายๆแห่ง ซึ่งในดีสเปซเรียกว่า Community โดยผู้ส่งจะต้องส่งผลงานที่มีการจัดเก็บด้วยการใส่ชุดอธิบายข้อมูลดับลินคอร์ หากมีการใส่ชุดข้อมูลไม่ถูกต้อง ผู้ดูแลระบบจะมีสิทธิ์แก้ไขได้ จากนั้นผลงานจะถูกเก็บในคลังเอกสารและนำมาประเมินว่าเอกสารที่ส่งมานั้นมีการจัดเก็บถูกต้องตามเงื่อนไขที่กำหนดไว้หรือไม่
กล่าวโดยสรุปคือ ดีสเปซนำมาใช้เป็นเครื่องมือสำหรับการจัดการในองค์กร โดยการระบบการส่งผลงานให้อยู่ในรูปแบบบิตสตรีมของแฟ้มข้อมูล มีการอธิยายชุดข้อมูลด้วยมาตรฐานดับลินเดอร์ โดยผู้ส่งผลงานสามารถกำหนดเมทาดาตาได้ด้วยตนเอง ซึ่งดีสเปซได้ถูกพัฒนาให้มีชุดอธิบายข้อมูลไนระดับองค์กรที่มีคุณภาพ มีช่องให้กำหนดรายละเอียดที่ชัดเจน อย่างไรก้อตามดีสเปซยังคงมีปัญหาเรื่องการให้เมทาดาตาอยู่บ้าง เช่น การให้เมทาดาตาไม่ถูกต้องของผู้ส่งผลงาน การไม่บังคับให้ผู้ส่งงานต้องกรอกข้อมูลเมทาดาตา การขาดการควบคุมในการกำหนดหัวเรื่อง เป็นต้น