My First Experience at the IFLA Training Workshop

ซึ่งการอบรมในครั้งนี้จะเน้นให้ผู้เข้าร่วมได้รับความรู้และทักษะด้านการวัด การประเมินผล และการแสดงให้เห็นถึงผลกระทบของการให้บริการห้องสมุด ที่มุ่งตอบสนองเป้าหมายการพัฒนาที่ยั่งยืน (SDGs) เพื่อพัฒนาการดำเนินงานและเพิ่มคุณค่าของห้องสมุดให้สอดคล้องกับมาตรฐานสากล อันจะเป็นประโยชน์ต่อการยกระดับคุณภาพการบริการของสำนักหอสมุดกลางในอนาคต

เครื่องมือที่จาได้ทำความรู้จักในวันแรกคือ Logic Model ซึ่งเปรียบเสมือนกับ “แผนผังตรรกะ” ที่ใช้สำหรับวางแผนและสื่อสารว่า โครงการ/กิจกรรม/บริการ นั้น ๆ จะดำเนินการอย่างไรและนำไปสู่ผลลัพธ์อะไร ซึ่งประกอบไปด้วย Conditions/Needs (สภาพปัญหา/ความต้องการ), Inputs (ทรัพยากร), Activities (กิจกรรม), Outputs (ผลผลิต/ผลงานตรง), Outcomes (ผลลัพธ์), Impact (ผลกระทบระยะยาว)

1. Community Needs Assessment (การประเมินความต้องการของชุมชน)

• Conditions/Needs (สภาพปัญหา/ความต้องการ) → ชุมชนต้องการอะไร? หอสมุดจะช่วยเหลือหรือมีส่วนร่วมอย่างไร? กลุ่มเป้าหมายต้องการอะไร?

2. Action Planning and Delivery (การวางแผนและดำเนินการ)

• Inputs (ทรัพยากร) → จะใช้ทรัพยากรอะไรบ้างในการตอบสนองความต้องการ? เช่น บุคลากร งบประมาณ องค์กร กิจกรรม/โปรแกรม
  ทรัพยากรต่าง ๆ กลยุทธ์และนโยบาย
• Activities (กิจกรรม) → จะทำกิจกรรมอะไรบ้างในการแก้ปัญหา/ตอบสนองความต้องการ?

3. Measurement and Evaluation (การวัดผลและการประเมินผล)

• Outputs (ผลผลิต/ผลงานตรง) → ผลลัพธ์ตรง ๆ จากกิจกรรมคืออะไร?
• Outcomes (ผลลัพธ์) → ผลที่เกิดขึ้นกับผู้ใช้บริการคืออะไร? (การเปลี่ยนแปลงที่คาดว่าจะเกิดขึ้น)
• Impact (ผลกระทบระยะยาว) → การเปลี่ยนแปลงในชุมชนที่คาดว่าจะเกิดขึ้นจากโครงการหรือบริการ

แหล่งข้อมูลประกอบ

• Community Data (ข้อมูลชุมชน)
• Statistics (สถิติ)
• Performance Data (ข้อมูลการปฏิบัติงาน)
• Outcomes Data (ข้อมูลผลลัพธ์)

จากนั้นเราจะมาเริ่มกันที่ Community Needs Assessment (การประเมินความต้องการของชุมชน) Conditions/Needs (สภาพปัญหา/ความต้องการ) ชุมชนต้องการอะไร? หอสมุดจะช่วยเหลือหรือมีส่วนร่วมอย่างไร? กลุ่มเป้าหมายต้องการอะไร?

โดยเริ่มทำความรู้จักกับแหล่งชุมชนโดยรอบห้องสมุดของเรา คือต้องรู้ว่าแหล่งชุมชนของเราคืออะไร ชุมชนคือชุมชนจริง ๆ ที่ไม่ใช่นักศึกษา บุคคลากร หรืออาจารย์ที่อยู่ภายในมหาวิทยาลัย ซึ่งใน workshop ครั้งแรก จาได้ยกตัวอย่างกิจกรรม เปิดบ้าน “พี่พร้อม” ซึ่งเป็นการจัดกิจกรรม สำหรับนักศึกษาปี 1 ให้มาทำความรู้จัก เกิดความรู้และความเข้าใจ เกี่ยวกับบริการและสถานที่ต่าง ๆ ภายในหอสมุด ซึ่งในกลุ่มของพวกเราและหลาย ๆ กลุ่มที่เป็นห้องสมุดมหาวิทยาลัย ยังมีความเข้าใจผิดเกี่ยวกับคำว่า Community กันอยู่ เนื่องจากเราเป็นห้องสมุดมหาวิทยาลัย เราจึงคิดว่าชุมชนของเราคือ นักศึกษา อาจารย์ และบคุคลากรภายในมหาวิทยาลัย แต่จริง ๆ แล้วที่ทาง IFLA ต้องการจะเน้นคือ Community ที่หมายถึงชุมชนโดยรอบห้องสมุดนั่นเอง

เมื่อทำความรู้จักและเข้าใจถึงคำว่า Community แล้วเราต้องเรียนรู้เกี่ยวกับชุมชนนั้น ๆ ใช้เวลาพัฒนาความสัมพันธ์ระหว่างคนในชุมชนและห้องสมุด เพื่อทราบถึงความต้องการของชุมชนโดยรอบ โดยอาจจะผ่านการสัมภาษณ์ พูดคุยกับชุมชน การสำรวจความต้องการ หรือศึกษาข้อมูลต่าง ๆ ที่เกี่ยวกับชุมชน เพื่อฟังในสิ่งที่ชุมชนกำลังต้องการ หอสมุดจะได้นำความต้องการมาคิดต่อ ว่าเราจะสามารถทำอะไรเพื่อชุมชนได้บ้าง ให้เกิด Impact เมื่อพอจะเริ่มเข้าใจจุดประสงค์แล้ว Exercise ที่สองก็เริ่มเลยค่ะ

โชคดีที่กลุ่มเรามีพี่แป๋ว (ดร.นฤมล รื่นไวย์) ซึ่งเป็นผู้ช่วยอธิบายรายละเอียดต่าง ๆ และเขียนโครงร่างจากไอเดียที่เรามี ซึ่งแบบฝึกหัดในครั้งนี้ จาได้ยกตัวอย่างโครงการ Smart Ageing ที่หอสมุดพระราชวังสนามจันทร์ได้ดำเนินการในครั้งก่อน ๆ เรียกว่ายกตัวอย่างของปี 67 ที่ผ่านมาทั้งหมด ผลปรากฏว่าเป็นที่น่าพอใจ ได้รับคำชมเป็น “Very Interesting!!” ด้วยสีหน้าแววตาที่ว้าวมาก ๆ ของ Premila แค่นี้จาก็ดีใจแล้วค่ะที่เค้าเห็นและสนใจในสิ่งที่หอสมุดเราทำ

และนอกจากที่เราจะทำความรู้จักชุมชนแล้ว เรายังต้องทำความรู้จักกับบุคลิกภาพของคนในชุมชน ที่เป็นกลุ่มเป้าหมายของเราด้วย ว่าถ้ากลุ่มคนเหล่านั้นเข้ามาใช้บริการห้องสมุด พวกเขามาใช้บริการอะไร หรือหากเขาไม่เคยเข้ามาใช้บริการห้องสมุด อะไรที่ทำให้เขาไม่เข้ามาใช้บริการห้องสมุด และเราจะทำอย่างไรให้พวกเขาเหล่านั้นต้องการเข้ามาใช้บริการ

และนี่ก็เป็นอันจบเนื้อหาคร่าว ๆ ของวันที่หนึ่งเป็นที่เรียบร้อยแล้วค่ะ

• เริ่มวันที่ 2 ในหัวข้อ Evaluation and workshop เน้นไปที่การสร้างวัฒนธรรมของการประเมินผลกระทบในแวดวงห้องสมุดและสารสนเทศ เพื่อให้บุคลากรด้านห้องสมุดและสารสนเทศมีความรู้และทักษะที่จำเป็นต่อการวางแผนกิจกรรม

วันนี้วิทยากรจะมาพูดถึงเรื่อง Action Planning and Delivery (การวางแผนและดำเนินการ) ซึ่งก่อนที่เราจะวางแผนและดำเนินการ เราจำเป็นที่จะต้องมีข้อมูลสถิติ (Statistics) ต่าง ๆ ของห้องสมุด

แล้วทำไมสถิติของห้องสมุดจึงสำคัญ?

1) เพื่อติดตามผลการดำเนินงาน เทียบกับมาตรฐานและข้อมูลขององค์กรที่คล้ายกัน

2) เพื่อติดตามแนวโน้มตามช่วงเวลา และผลกระทบจากนวัตกรรม

3) เพื่อเป็นฐานข้อมูลสำหรับการวางแผน การตัดสินใจ การปรับปรุงคุณภาพการให้บริการ และการให้ข้อเสนอแนะต่อผลลัพธ์

4) เพื่อให้ข้อมูลแก่องค์กรระดับชาติหรือระดับภูมิภาค ในบทบาทด้านการสนับสนุน การจัดสรรทุน และการติดตามประเมินผล

5) เพื่อแสดงให้เห็นถึงคุณค่าของการบริการห้องสมุดที่ผู้ใช้ได้รับ รวมถึงคุณค่าที่อาจมีต่อผู้ใช้ในอนาคต

แล้วนอกจากสถิติต่าง ๆ แล้ว เราจะต้องทำความรู้จักกับความสำคัญของ ตัวชี้วัดผลการดำเนินงาน (Performance Metrics) ด้วย

แล้วตัวชี้วัดผลการดำเนินงาน (Performance Metrics) คืออะไร?

1) เครื่องมือสำหรับประเมินคุณภาพและประสิทธิผลของบริการ ทรัพยากร และกิจกรรมต่าง ๆ ที่ห้องสมุดจัดให้

2) ใช้ประเมินประสิทธิภาพของการจัดสรรทรัพยากรที่ห้องสมุดนำไปใช้กับบริการและกิจกรรมเหล่านั้น

3) การประเมินจะอิงกับพันธกิจ เป้าหมาย และวัตถุประสงค์ของห้องสมุดเอง และสามารถนำมาใช้เปรียบเทียบผลการดำเนินงานในช่วงเวลาต่าง ๆ ของห้องสมุดเดียวกันได้

4) อย่างไรก็ตาม การเปรียบเทียบระหว่างห้องสมุดมีข้อจำกัด เนื่องจากปัจจัยเฉพาะท้องถิ่น เช่น ชุมชนที่ห้องสมุดให้บริการ ภารกิจด้านการบริการ และโครงสร้างพื้นฐานทางเทคโนโลยี

จากนั้น Premila ก็ยกตัวอย่าง Output Indicators (Sevices and Use) และ Performace Indicators (Usage of library resources and service) เพื่อให้เราได้ใช้ใน Exercise ต่อไป

ใน Exercise นี้ คือ การเขียน Performamce Measurement Plan ซึ่งจายังคงยกตัวอย่าง Smart Ageing อยู่ แต่เนื่องจากในตัวโครงการจริงมีหลายกิจกรรมมาก ๆ ภายในวันเดียว จึงได้รับคอมเมนต์จาก Premila ว่า ให้เขียนให้ชัดเจนและเฉพาะเจาะจง วันนี้จาจึงได้ยินคำนี้จนหลอนหู จนจำได้แม่นขึ้นใจ “clear and specific!” และใน Exercise ต่อมา พี่แป๋วแนะนำว่า ให้เลือกมาแค่กิจกรรมเดียวก็พอ พวกเราเลยคิดว่าเลือกกิจกรรมสานตะกร้า เนื่องจาก เห็น Outputs ทันทีที่จบกิจกรรม และจับต้องได้ แล้วกลุ่มเราก็ได้รับคำชมว่ามีการปรับปรุงจากคอมเมนต์จากแบบฝึกหัดครั้งก่อน

และเมื่อเรื่องราวของ Activities จบไป เรื่องต่อมาคือ Outcomes ผลที่เกิดขึ้นกับผู้ใช้บริการ หรือการเปลี่ยนแปลงที่คาดว่าจะเกิดขึ้น Premila ได้ยกตัวอย่างตามภาพด้านล่างว่าการเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้นได้อย่างไร โดยยกตัวอย่างการจัดกิจกรรมสอนใช้ Smartphone เพื่อให้ผู้เรียนเห็นภาพที่ชัดเจน ว่าการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นแต่ละขั้นนั้นต้องค่อย ๆ ใช้เวลาไปเรื่อย ๆ อาจจะไม่ได้เกิดขึ้นทันทีหลังจากจบกิจกรรม

นอกจากนี้ Premila ได้ยกตัวอย่าง Outcome Indicators สำหรับเขียนใน Exercise ถัดไป พร้อมทั้งให้ตารางการเขียน Outcomes ที่ดีว่าเขียนอย่างไรอีกด้วย

 

 

ซึ่งสิ่งเหล่านี้นำมาสู่ Exercise – Outcomes Evaluation Plan ซึ่งเราจะต้องเขียนแผนกิจกรรมออกมาเพื่อบอกว่าผลลัพธ์ที่จะเกิดขึ้นจากกิจกรรมที่เราจะทำคืออะไร ข้อมูลมาจากไหน เก็บข้อมูลอย่างไร ใช้ระยะเวลาเท่าไหร่ จาจึงนึกถึงอะไรที่มันเห็นผลได้ชัด แล้วห้องสมุดของเราก็ทำอยู่แล้ว ซึ่งนั่นก็คือ การสอนการแยกขยะให้กับผู้ใช้บริการหอสมุด

และใน Exercise นี้พวกเราก็ได้รับ รอยยิ้มแบบว้าว ๆ จาก Premila แล้วยังบอกด้วยว่า กิจกรรมนี้มีความคล้ายคลึงกับตัวอย่างที่เธอจะเอามาสอนในวันที่ 3 และนี่ก็ถือว่าเป็นสิ่งดี ๆ อีกครั้งที่เกิดขึ้นในวันที่สอง จบวันปึ้งงงงง ยิ้มได้คลายกังวล 555555555

พวกเราทำงานกันเป็นทีมมาก ๆ มีคนที่เข้าใจและอธิบาย มีคนออกไอเดีย มีคนเรียบเรียง และมีคนคอยนำเสนอ ถึงจะมีเข้าใจผิดบ้าง กระท่อนกระแท่นนิดหน่อย แต่สุดท้ายจบสวย แล้วจาก็รู้เลยว่าภาษาอังกฤษกระท่อนกระแท่นมาก ๆ ยังคงมีความไม่กล้าพูด รู้สึกว่าคำศัพท์ในหัวน้อย มีสิ่งมากมายที่เราได้ทำได้สานต่อจากพี่ ๆ ภายในหอสมุดฯ แต่ไม่สามารถนำเสนอได้เลย แต่ก็คงค่อย ๆ พัฒนากันต่อไป เป็นกำลังใจให้ทุกคนที่เป็นเหมือนจา แล้วก็เป็นกำลังใจให้ตัวจาเองด้วยค่ะ วันนี้ยาวเป็นพิเศษ ประสบการณ์อัดแน่นจริง ๆ หวังว่าจะอ่านกันเพลิน ๆ นะคะ สวัสดี

จริณ.