คงมีบ้างนะคะ ที่เราได้รับคำสั่งให้ไปราชการ เพื่อเข้าร่วมประชุม อบรม หรือเข้าร่วมสัมมนา แล้วเกิดความรู้สึกว่า ไม่เห็นอยากไปเลยกลับมาต้องเขียนรายงาน ให้ไปอีกแล้วทำไมไม่ให้คนอื่นไปบ้าง ไม่อยากเดินทางไกลให้ไปไกล ๆ อยู่ได้ ให้ไปคนเดียวทำไมไม่ให้มีเพื่อนไปด้วย และอื่น ๆ อีกมากมาย
เราควรทำใจร่ม ๆ แล้วคิดตามเหตุและผล เราจะรับรู้ว่า สิ่งที่ผู้บริหารสั่งให้เราไปนั้น มันสมควรแล้วด้วยประการทั้งปวง เช่น
1. เป็นงานที่เรารับผิดชอบอยู่ จึงต้องเข้าร่วมประชุมในฐานะตัวแทนของหน่วยงาน หรือต้องไปปฏิบัติงานเหล่านั้น
2. เพื่อเพิ่มพูนทักษะ ความรู้ ความสามารถของเรา ทำให้เราไปรับรู้ว่าที่อื่น ๆ เขาเป็นอย่างไรกัน วิธีการทำงานหรือวิทยาการต่าง ๆ ในสาขาวิชาชีพของเราก้าวหน้าไปไกลถึงไหนแล้ว ซึ่งเรามักจะเรียกกันเล่น ๆ ว่า “ไปเปิดกะโหลก” หรือ “ไป Update ข้อมูล”
3. เพื่อให้ไปรู้จักเพื่อนร่วมวิชาชีพ จะได้เป็นเครือข่ายในการทำงานต่อไป
4. องค์กรของเราได้นำเทคโนโลยีหรือวิธีการทำงานใหม่ ๆ เข้ามาใช้ เพื่ออำนวยความสะดวกในการปฏิบัติงานให้กับเรา หรือเพื่ออำนวยความสะดวกในการบริหารจัดการให้กับองค์กร ซึ่งมีประโยชน์ทั้งตัวเราเองและองค์กรของเรา
และเมื่อไม่นานมานี้ ผู้เขียนได้รับบันทึกข้อความจากหน่วยงานหนึ่งในมหาวิทยาลัย ส่งถึงผู้บริหารหอสมุด เรื่อง แจ้งยืนยันผู้เข้าร่วมโครงการประชุมสัมมนาฯ เนื้อความตอนหนึ่งระบุว่า “…เจ้าหน้าที่…ทุกคน ต้องเข้ารับการอบรมทุกระบบการใช้งาน ดังนั้น หากบุคลากรในสังกัดของท่านติดราชการหรือภารกิจอื่น ทำให้ไม่สามารถเข้าร่วมโครงการนี้ได้ ให้เสนอขออนุญาตต่อรองอธิการบดี…พร้อมชี้แจงเหตุผลความจำเป็น โดยเสนอผ่านผู้บังคับบัญชาตามลำดับชั้น ภายในกำหนดข้างต้น อนึ่ง เมื่อแจ้งยืนยันรายชื่อแล้ว หากบุคลากรขอยกเลิกการเข้าร่วมโครงการ…ภายหลังวันที่…บุคลากรต้องรับผิดชอบค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นเอง เนื่องจากเมื่อยืนยันจำนวนผู้เข้าร่วมโครงการกับสถานที่พักแล้ว ทางสถานที่พักจะคิดค่าใช้จ่ายตามจำนวนที่มหาวิทยาลัยยืนยัน”
เนื้อความดังกล่าวหากมองกันอย่างผิวเผินอาจจะคิดว่าเป็นคำสั่งอย่างเฉียบขาด หากมองกันอย่างลึกซึ่งหรือมองในแง่บวกจะพบว่า สิ่งที่มหาวิทยาลัยกำลังเพียรพยายามจัดการอบรมเรื่องดังกล่าวอย่างต่อเนื่องนี้ เพื่อให้เราสามารถทำงานในระบบงานใหม่ที่มหาวิทยาลัยจัดหาเข้ามา เข้าข่ายเหตุและผลทั้ง 4 ประการข้างต้น เราจึงให้ความร่วมมือเข้าอบรมอย่างตั้งใจ เพื่อให้เกิดความเข้าใจและทำและใช้งานในระบบงานต่าง ๆ ได้อย่างถูกต้อง เพื่อจะไม่ทำให้เกิดปัญหาในการปฏิบัติงานของเราเองซึ่งจะส่งผลต่อการทำงานของคนอื่นที่เกี่ยวข้องกับงานของเราด้วย และที่ต้องให้บุคลากรรับผิดชอบค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นเองนั้น ในการจัดงานแต่ละครั้งต้องมีค่าใช้จ่ายตามรายหัวของผู้เข้าร่วม เช่น ค่าอาหาร ค่าที่พัก หากผู้ไม่เข้าร่วมงานดังกล่าวไม่เข้าร่วมงานตามกำหนดโดยไม่แจ้งล่วงหน้าก่อนที่ผู้จัดจะยืนยันในเรื่องดังกล่าว ทางผู้จัดก็ไม่สามารถเบิกจ่ายเงินค่าใช้จ่ายดังกล่าวได้
สิ่งที่เราต้องดำเนินการ เมื่อได้รับอนุมัติให้ไปราชการเพื่อเข้าร่วมประชุม อบรม สัมมนาหรือไปปฏิบัติหน้าที่อื่น ๆ คือ
1. ลงทะเบียนการเข้าร่วมประชุม อบรม หรือสัมมนา ซึ่งมีทั้งการลงทะเบียนแบบ Online หรือที่เป็นแบบฟอร์มในกระดาษโดยกรอกข้อความและจัดส่งไปให้หน่วยงานผู้จัด
2. ยืมเงินทดรองจ่าย และนำไปชำระค่าลงทะเบียน
3. ยืมเงินทดรองจ่าย และไปจองตั๋วโดยสาร ไม่ว่าจะเป็น รถไฟ เครื่องบิน หรือรถโดยสารประจำทาง ค่าตั๋วโดยสารนี้หากมีการยกเลิกหรือเปลี่ยนตั๋วด้วยประการทั้งปวง ผู้ไปราชการต้องเป็นผู้รับผิดชอบค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นเอง ราคาตั๋วที่เบิกจ่ายเงินค่าใช้จ่ายในการเดินทางไปราชการได้ ได้แก่ ค่าโดยสารและภาษีมูลค่าเพิ่มเท่านั้น ค่าใช้จ่ายอื่น ๆ ที่เกิดขึ้นจะไม่สามารถเบิกฯ ได้ เช่น ค่าเบี้ยประกันภัย ค่าสัมภาระเพิ่มเติม ค่าธรรมเนียมการเปลี่ยนตั๋ว เป็นต้น (ดูเพิ่มเติมได้จาก blog อยากโดยสารเครื่องบินไปราชการในประเทศ)
4. จองโรงแรมที่พัก อัตราค่าที่พักนี้จะเบิกได้ตามสิทธิของแต่ละคน หากเดินทางไปราชการหลายคนต้องพักห้องคู่ หากมีเศษหรือคนละเพศสามารถพักห้องเดี่ยวได้แต่เบิกค่าที่พักได้ภายในวงเงินตามสิทธิ
5. ก่อนวันเดินทาง มายืมเงินทดรองจ่ายเพื่อนำไปจ่ายค่าใช้จ่ายต่าง ๆ ในระหว่างเดินทาง โดยคำนวณเงินมาให้เจ้าหน้าที่ที่ดูแลเงินทดรองจ่ายดูด้วยว่าต้องนำไปจ่ายค่าอะไรบ้าง เป็นเงินประมาณเท่าไร เพื่อจะได้ให้ยืมเงินไปพอกับค่าใช้จ่ายที่อาจเกิดขึ้น
6. เดินทางไปราชการ โดยปกติในคำสั่งให้ไปราชการ มักจะอนุมัติให้เดินทางล่วงหน้าได้ไม่เกิน 1 วัน และกลับถึงบ้านได้ไม่เกิน 1 วันนับจากวันที่เข้าร่วมประชุม อบรม หรือสัมมนาเสร็จสิ้น แต่ก็มีข้อยกเว้น (ดูเพิ่มเติมได้จาก blog การเบิกค่าเบี้ยเลี้ยงเดินทางกรณีที่มีการลาก่อนหรือหลังปฏิบัติราชการ)
7. เก็บรวบรวมหลักฐานการชำระเงินต่าง ๆ เช่น ค่าลงทะเบียน ค่าเช่าที่พัก กากตั๋วโดยสารยานพาหนะต่าง ๆ เป็นต้น
8. จัดทำเอกสารเบิกค่าใช้จ่ายในการเดินทางไปราชการ โดยแนบหลักฐานตามข้อ 7
9. จัดทำรายงานสรุปเนื้อหา เสนอผู้บริหาร
สิ่งที่ต้องระมัดระวังคือ ต้องได้รับอนุมัติหรือได้รับคำสั่งให้ไปราชการก่อนจึงจะไปดำเนินการลงทะเบียนเข้าร่วมอบรม ประชุมหรือสัมมนาหรือไปจองตั๋วโดยสารได้ เพราะหากไปดำเนินการก่อนจะเป็นการไปทำโดยพลการก่อนที่ผู้บริหารจะอนุมัติให้เดินทางไปราชการ (วันที่ในเอกสารเหล่านั้นกับวันที่ได้รับอนุมัติหรือสั่งให้ไปราชการจะขัดแย้งกัน) 😆
