การตรวจความถูกต้องของการ catalog หนังสือ

     ภาระงานประจำของบรรณารักษ์ catalog นอกจาก วิเคราะห์หมวดหมู่หนังสือและให้หัวเรื่องแล้ว ยังมีอีกงาน คือ การตรวจความถูกต้องของการลงรายการ โดยบรรณารักษ์ catalog ในฝ่าย ซึ่งมีด้วยกัน 3 คน จะหมุนเวียนกันตรวจความถูกต้อง เพื่อให้งานมีคุณภาพ
 
ขั้นตอนการตรวจความถูกต้องฯ มีดังนี้

• การตรวจความถูกต้องในฐานข้อมูล
• การตรวจความถูกต้องของตัวเล่ม
• การตรวจความถูกต้องของ Slip

• การตรวจความถูกต้องในฐานข้อมูล

          เป็นการตรวจความถูกต้องของการลงรายการตามหลัก AACR2 และ MARC 21 สิ่งที่ตรวจสอบ มีดังนี้
 1. การลงรายการที่ leader ประกอบด้วย

• lang รหัสภาษาที่ตีพิมพ์ของหนังสือ
• skip จำนวนอักขระที่ไม่นับในการจัดเรียง (ใช้กับหนังสือภาษาต่างประเทศ)
• location การใส่ชื่อรหัสวิทยาเขตที่มีตัวเล่ม
• mat type ประเภทวัสดุ เช่น หนังสือ วิทยานิพนธ์
• country รหัสประเทศที่ตีพิมพ์หนังสือ

2. การลงรายการในหน้าระเบียน ซึ่งประกอบด้วย tag ต่างๆ คือ

• tag 008
• tag 020 เลข isbn
• tag 050 เลขหมู่
• tag 1xx รายการหลัก ผู้แต่งบุคคล นิติบุคคล
• tag 245 ชื่อเรื่อง และการแจ้งความรับผิดชอบ
• tag 250 ครั้งที่พิมพ์
• tag 260 สถานที่พิมพ์/สำนักพิมพ์/ปีพิมพ์
• tag 300 พิมพลักษณ์(ลักษณะทางกายภาพ)
• tag 490 ชื่อชุด
• tag 5xx หมายเหตุทั่วไป
• tag 6xx หัวเรื่อง
• tag 7xx รายการเพิ่มบุคคล นิติบุคคล

ส่วนใหญ่การลงรายการ tag ต่างๆ จะประมาณนี้ บางเล่มอาจมีการลงรายการมากกว่านี้ ขึ้นอยู่กับข้อมูลในตัวเล่ม
3. ความถูกต้องของตัวสะกด
4. ความถูกต้องของการลงรายการข้อมูลใน item record (เลขทะเบียนของหนังสือ) เช่น

• จำนวนเล่มของหนังสือ
• การใส่ code หนังสือภาษาไทย ภาษาต่างประเทศ ยืมได้ หรือ ยืมไม่ได้
• location ของหนังสือ (อยู่ที่ชั้นไหน)
• หนังสือบริจาค หรือ หนังสือซื้อ
• สถานะของหนังสือ (บรรณารักษ์จะใส่ รหัส l catalog)
• ราคา
• note ผู้บริจาค หรือ ชื่อร้านค้า
• ชื่อบรรณารักษ์ catalog ที่ทำรายการเล่มนั้นๆ เป็นต้น
• Barcode

• การตรวจความถูกต้องของตัวเล่ม

          เมื่อบรรณารักษ์ลงข้อมูลรายการระเบียนในฐานเรียบร้อยแล้ว ขั้นตอนต่อมาคือ การเขียนเลข item และเลขเรียกหนังสือ (call no.) ที่ด้านหลังหน้าปกใน และหน้าลับเฉพาะ ผู้ตรวจ จะตรวจดูว่าเขียนเลข item และ call no. ตรงกับฐานข้อมูลหรือไม่ นอกจากนี้ยังดูว่าเขียนเลข bib ที่ตัวเล่มหรือไม่
 

• การตรวจความถูกต้องของ Slip

ผู้ตรวจ จะตรวจความถูกต้องของการเขียน call no ใน slip ว่าตรงกับในฐานข้อมูลหรือไม่
 
          หากตรวจสอบแล้วพบว่าลงรายการถูกต้องทั้งหมด ผู้ตรวจจะลงชื่อและวันที่ตรวจลงในslip ที่แนบมากับตัวเล่ม ในกรณีที่พบข้อผิดพลาด หรือ มีข้อเสนอแนะเพิ่มเติม เช่น การเพิ่มชื่อหน่วยงานผู้รับผิดชอบ เป็นต้น จะแจ้งข้อผิดพลาดหรือข้อเสนอแนะลงในslip พร้อมทั้งลงชื่อและวันที่ จากนั้นส่งคืนตัวเล่มให้บรรณารักษ์ที่วิเคราะห์หนังสือเล่มนั้นๆเพื่อแก้ไข

        การตรวจความถูกต้องฯ นี้ จะช่วยลดข้อผิดพลาดของการลงรายการในระบบ และเป็นการเพิ่มความระมัดระวังให้กับบรรณารักษ์catalog ในการลงรายการมากขึ้น สิ่งสำคัญของการตรวจ คือ การเปิดใจและยอมรับของบรรณารักษ์ catalog ในการยอมรับฟังข้อเสนอแนะ/ข้อคิดเห็นของ บรรณารักษ์ catalog ด้วยกัน