งานวารสารเป็นงานที่ต้องเปิดให้บริการทั้งในเวลาราชการและนอกเวลาราชการซึ่งการปฏิบัติงานของเจ้าหน้าที่และบรรณารักษ์ที่ประจำอยู่ในเวลาราชการ มีจำนวนน้อยเพียง 2 ท่าน ซึ่งต้องช่วยกันปฏิบัติงานในการให้บริการผู้ใช้ และอื่นๆ ส่วนเจ้าหน้าที่ล่วงเวลางานวารสารก็จะมีหน้าที่ ที่จะต้องปฏิบัติเป็นหลัก 16 ข้อแล้วยังมีข้อ 17 คือหน้าที่ที่ได้รับมอบหมายจากงานบริการวารสาร คือ การ Add Location ของดรรชนีวารสารที่บรรณารักษ์งานวารสารจัดเตรียมไว้ให้ ซึ่งทุกคนที่ปฏิบัติงานล่วงเวลาจะต้องถือปฏิบัติ ถ้าเจ้าหน้าที่ที่ยังไม่เคยปฏิบัติงานล่วงเวลางานบริการวารสาร แล้วบังเอิญต้องมาปฏิบัติงาน หัวหน้างานวารสารจะเป็นผู้สอนงานให้ ซึ่งเจ้าหน้าที่ที่ยังไม่เคยไปปฏิบัติงานจะต้องไปเรียนรู้งานก่อนที่จะไปปฏิบัติงานจริง ข้อปฏิบัตินี้ทุกคนทราบดี
การ Add Location ของดรรชนีวารสาร หมายถึง หอสมุดพระราชราชวังสนามจันทร์ หอสมุด สาขาวังท่า หอสมุดวิทยาเขตเพชรบุรี มีวารสารชื่อเด้ยวกันและทำดรรชนีวารสารเหมือนกัน แต่หอสมุด สาขาวังท่า หรือ หอสมุดวิทยาเขตเพชรบุรี เป็นผู้ทำดรรชนีลงระบบไว้ก่อนแล้ว สมุดพระราชวังสนามจันทร์ ก็เพียงเข้าไป Add Location เพื่อให้ผู้ใช้บริการทราบว่า หอสมุดพระราชวังสนามจันทร์ก็มี
ขั้นตอนการเพิ่ม Location ดรรชนีวารสาร ดังรูป
- 1. – เปิดหน้าจอแล้วดับเบิ้ลคลิกที่ icon Innovative Millenniem
- 2. – จะขึ้นหน้าต่างให้กรอก Usename และ Password
- 3. – ให้ใส่ Usename ว่า Jrn 4 หรือ 5 ก็ได้ ส่วน Passwort ว่า Jrn 4 หรือ 5 ก็ได้ จะใส่เหมือนกัน แล้วคลิก OK
- 4. – จะขึ้นหน้าต่างให้ใส่ Initials Password
- 5. – ให้ใส่ Initials Password ในการปฏิบัติงานของแต่ละคนซึ่งทุกคนจะต้องมี ถ้าไม่มีต้องแจ้งผู้เกี่ยวข้องทราบ แล้วคลิก OK
- 6. – จะขึ้นหน้าต่างในการปฏิบัติงานโดยให้พิมพ์ชื่อของบทความในวารสารที่ได้รับมอบหมาย
- 7. – เมื่อพิมพ์ชื่อบทความแล้วให้คลิก Search
- 8. – จะขึ้นบทความที่อยู่ในฐานข้อมูลแล้ว ให้ตรวจดูชื่อบทความ ชื่อผู้เขียน ถ้าตรงกันให้ คลิกที่ Edit ถ้าไม่ตรงให้คลิกที่ Close เพื่อทำบทความต่อไป
- 9. – เมื่อคลิกที่ Edit แล้วจะขึ้น Marc Leader แสดงรายการ ให้ตรวจดูว่ารายการที่อยู่ในระบบ กับรายการที่เรากำลังทำอยู่เป็นรายการเดียวกันหรือไม่ ถ้าใช่ให้ทำการ Add Location ถ้าไม่ใช้ให้ตลิก Close เพื่อทำบทความต่อไป
- 10. – ให้ดับเบิ้ลคลิกที่ แถบ Location
11. – จะขึ้นหน้าต่างให้ คลิกที่ Add location จะขึ้นแถบสีขาวให้ดับเบิ้ลคลิกที่แถบสีขาวจะขึ้นแถบ Location ให้เลือกแถบ lbsus แล้วคลิก Ok ให้สังเกตุดูว่าในแถบสีขาวจะมีคำว่า lbsus แล้วคลิก Ok อีกครั้ง เป็นการ Add Location ในบทความนั้นแล้ว
12. – เมื่อ Add Location แล้ว ให้ตลิก Save เป็นอันเสร็จสมบูรณ์
13. – เมื่อ Add Location ระบบเรียบร้อยแล้วให้เขียนตัว ด ไว้หน้าชื่อบทความนั้นๆ และที่หน้าสารบัญด้วย และทำเครื่องหมาย ดอกจันทร์ไว้ที่หน้าปกมุมบนขวามือ หรือถ้าเป็นที่เย็บเล่มแล้ว ให้ทำเครื่องหมายไว้ที่มุมด้านบนของต้วเล่ม