จากการที่ได้ปฏิบัติงานในหน้าที่ ที่ได้รับมอบหมายก็ได้คิด หาแนวทางการปฏิบัติงานเพื่อให้งานในหน้าที่ง่ายขึ้น สะดวก รวดเร็วขึ้น และหาข้อเแตกต่างของงานที่ทำอยู่เดิมมีกับแนวทางการปฏิบัติแบบใหม่ แตกต่างกันอย่างไร มีข้อดีและข้อเสียอย่างไร เมื่อลงมือปฏิบัติแล้วต้องไม่ส่งผลกระทบต่อเพื่อนร่วมงานหรือถ้าส่งผลกระทบก็ต้องน้อยที่สุด เนื่องด้วยฝ่ายวิเคราะห์และพัฒนาทรัพยากรสารสนเทศมีจำนวนหนังสือใหม่ หนังสือที่ได้รับบริจาคเข้ามาทุกวัน มีจำนวนมากมาย ส่วนหนึ่งก็นำเข้าระบบแล้ว ซึ่งหนังสือที่นำเข้าระบบแล้วผู้ใช้บริการสามารถ request (จอง) ได้ ซี่งหนังสือเหล่านี้มีทั้งที่อยู่บนชั้นรอเตรียมตัวเล่มบ้างอยู่บนชั้นรอ Cat บ้าง อยู่ห้องคลินิกหนังสือบ้างล่ะ สถานะจะขึ้นว่า In Process หรือเป็นหนังสือที่บรรณารักษ์กำลังดำเนินการอยู่บนโต๊ะ ของบรรณารักษ์แต่ละคน จะขึ้นคำว่า Cataloging ต้องใช้เวลาในการค้นหาตัวเล่ม จึงได้หาแนวทางการปฏิบัติงานในการค้นหาหนังสือเหล่านี้ ให้สะดวกและรวดเร็วขึ้น โดยมีชั้นตอนการปฏิบัติงานดังนี้
- – รับตัวเล่มหนังสือที่ Key เข้าระบบแล้วจากงานจัดหา(หนังสือซื้อ) หัวหน้าฝ่าย (หนังสือบริจาค) มาเตรียมตัวเล่ม
- – บันทึกเลช Bib ของหนังสือ (ดังตัวอย่าง)
- – บันทึกว่าเป็นหนังสือ/บริจาค (ดังตัวอย่าง)
- – ใส้เลขเล่มของหนังสือให้ตรงกับเลข Bib โดยเขียนไว้ที่ส่วนบนของสลิปหนังสือ
– บอกสถานะของหนังสือว่าอยู่ที่ไหน ตรงไหน อยู่ระหว่างการดำเนินงานอะไร เป็นต้น
ตัวอย่าง
เมื่อลงมือปฏิบัติตามขั้นดังกล่าวสามารถค้นหาหนังสือได้รวดเร็ว และรู้ได้ว่าหนังสืออยู่ขึ้นตอนการดำเนินงานอะไร ทำให้ใช้เวลาน้อยลงกับการหาหนังสือทั้งฝ่าย