ตั้งแต่เดือนมิถุนายน 2558 ฝ่ายบริการ หอสมุดพระราชวังสนามจันทร์ มีโครงการสำรวจหนังสือขึ้นเพื่อให้หนังสือที่มีอยู่บนชั้น กับข้อมูลหนังสือที่อยู่ในฐานข้อมูลตรงกัน และแก้ปัญหาการสืบค้นหนังสือเจอ แต่ดันหาหนังสือไม่เจอ
ผ่านมาจนถึงวันนี้ (2560) เป็นเวลาปีกว่าแล้ว แต่กลับยังไม่สามารถทำให้หนังสือที่อยู่บนชั้นกับที่มีอยู่ในฐานข้อมูลตรงกันได้ ….เพราะ…???
สาเหตุมีมากมายหลายประการ ไม่สามารถหยิบยกมาพูดได้ทั้งหมด … เราลองมาดูกันก่อนว่าการสำรวจหนังสือ (Inventory) นั้น มันแสนจะง่ายจริงๆ สำหรับยุคที่เทคโนโลยีนำทาง สำหรับหอสมุดพระราชวังสนามจันทร์ ไม่มี Inventory Module สำหรับการสำรวจหนังสือ แต่ได้ประยุกต์นำเอา Count-Use ที่มีใน Circulation Module มาปรับใช้งานแทน
วิธีการก็แสนจะง่าย แค่มีคอมพิวเตอร์โน๊ตบุ๊ค เครื่องอ่านบาร์โค้ด และบุคลากรสุดขยัน ทำกันเป็นกลุ่มย่อยๆ ไม่ต้องปิดหอสมุดฯ แล้วก็หยิบหนังสือมาสแกน สแกน แล้วก็สแกน ปัญหาที่พบระหว่างสแกนก็ไม่มีอะไรมาก อาจมีเครือข่ายหลุดหนีไปบ้าง เครื่องอ่านบาร์โค้ดเล่นตัวบ้าง Status ของหนังสือเพี้ยนๆ ไปบ้าง ผู้ปฏิบัติงานเบลอๆ ไปบ้าง แต่รวมๆ แล้วก็สามารถทำงานกันไปได้อย่างรวดเร็ว หนังสือชั้น 2 ชั้น 3 และชั้น 4 ถูกสำรวจเสร็จเรียบร้อย (คงเหลือวิทยานิพนธ์) ภายในเวลา 3 เดือน หนังสือเป็นแสนก็ผ่านการสแกนไปเรียบร้อย
ดูไปดูมาก็น่าจะไม่มีอะไรน่ากังวล แต่ตอนทำ Report หาหนังสือที่ไม่ถูกสแกนนี่สิ…สนุกสนานมาก เพราะมีเยอะเอาการ ต้องไปติดตามหากันทุกซอกทุกมุม หากันกันมากว่า 1 ปี ก็ยังติดตามหาได้ไม่หมด ยังคงเจอบ้างไม่เจอบ้าง ต้องระลึกชาติกันบ้าง แล้วข้อมูลในฐานข้อมูลเองก็อาจมีผิดพลาด อย่างไรก็ดีในเบื้องต้นหลังจากตามหากันมากว่า 1 ปี ในฐานะเป็นผู้จัดการเรื่อง Report เลยต้องไปจับมือกับฝ่ายวิเคราะห์ฯ เพื่อจัดการแก้ปัญหารายการที่ยังติดตามหาไม่พบ ให้ข้อมูลนั้นไม่ปรากฎบนหน้าจอ OPAC เพื่อไม่ให้ผู้ใช้ขัดใจว่า สถานะอยู่บนชั้น แต่พอไปหาไม่เห็นจะอยู่เล้ย
การจัดการก็เข้าไปจัดการกับรายการที่ยังคงไม่พบจาการสำรวจ ด้วยการ Suppress รายนั้นไว้ ใส่สถานะ On Searching และใส่โน๊ตว่าเป็นหนังสือที่ไม่พบจากการสำรวจปี 2558 หากมี Item เดียว ก็จะให้ฝ่ายวิเคราะห์ฯ ตรวจสอบแล้ว Suppress รายการ Bibliographic ไว้ด้วย … ที่เหลือคือ ติดตามหาเล่มกันต่อไป
ทั้งหมดก็เป็นเพียงวิธีการหนึ่งที่จะทำให้ผลจากการสำรวจหนังสือ มีหนังสือใกล้เคียงหรือตรงกันมากที่สุดกับฐานข้อมูลเท่าที่จะเป็นไปได้…ซึ่งอะไรอะไรก็คงไม่ยากเท่ากับการติดตามหากันจนเจอ… 😯
