ในการทำงาน เรามักได้ยินคำว่า “PDCA” อยู่บ่อย ๆ ไม่ว่าจะเป็นการให้เราวางแผน หรือปฏิบัติงาน หรือรายงานต่าง ๆ เช่น รายงานผลในการจัดทำโครงการ รายงานผลการปฏิบัติงาน ที่ต้องจัดทำแบบกระบวนการ PDCA
แล้ว PDCA เป็นอย่างไร มาทำความรู้จักกัน…
PDCA เป็นวงจรคุณภาพ ย่อมาจากคำในภาษาอังกฤษ ดังนี้
P = Plan คือ การวางแผน
D = Do คือ การปฏิบัติตามแผน
C = Check คือ การตรวจสอบ
A = Act คือ การปรับปรุงการดำเนินการอย่างเหมาะสม
แนวคิดเกี่ยวกับวงจร PDCA เริ่มขึ้นเป็นครั้งแรกโดยนักสถิติ Walter Shewhart ซึ่งได้พัฒนาจากการควบคุมกระบวนการเชิงสถิติที่ Bell Laboratories ในสหรัฐอเมริกาเมื่อทศวรรษ 1930 ในระยะเริ่มแรก วงจรดังกล่าวเป็นที่รู้จักกันในชื่อ “วงจร Shewhar” จนกระทั่งราวศตวรรษที่ 1950 ได้มีการเผยแพร่อย่างกว้างขวางโดย W. Edwards Deming ปรมาจารย์ทางด้านการบริหารคุณภาพ หลายคนจึงเรียกวงจรนี้ว่า “วงจร Deming” (ศุภชัย อาชีวะระงับโรค 2547 : 9)
วงจร Deming หรือวงจร PDCA ได้ถูกนำมาประยุกต์ใช้อย่างแพร่หลายจนถึงปัจจุบันทั้งหน่วยงานที่เป็นภาครัฐและเอกชน ซึ่งนำมาใช้ในการจัดทำโครงการ การพัฒนาหรือปรับปรุงงาน และอื่น ๆ โดยวงจร PDCA เป็นการปฏิบัติอย่างต่อเนื่องกันเป็นเหมือนวงล้อที่หมุนอยู่ตลอดเวลา ได้แก่
P คือ การวางแผน เป็นการวางแผนการดำเนินงานอย่างรอบคอบ ด้วยการกำหนดวัตถุประสงค์และเป้าหมายที่ต้องการ กำหนดขั้นตอนวิธีการและระยะเวลาในการดำเนินการ กำหนดผู้รับผิดชอบหรือผู้ดำเนินการ กำหนดงบประมาณที่จะใช้ รวมถึงเครื่องมือและอุปกรณ์ต่าง ๆ ที่จำเป็น
D คือ การลงมือปฏิบัติตามที่กำหนดไว้ในแผน โดยผู้ปฏิบัติงานต้องศึกษาให้เกิดความรู้ ความเข้าใจในการทำงานตามแผน วิธีการและขั้นตอนที่ได้กำหนดไว้ก่อนแล้วค่อยลงมือปฏิบัติ และระหว่างปฏิบัติควรตรวจสอบเป็นระยะว่าได้ดำเนินการไปในแนวทางเดียวกันกับแผนที่วางไว้หรือไม่ พร้อมกับสื่อสารให้ผู้เกี่ยวข้องได้ทราบด้วย เช่น ผู้ร่วมงาน ผู้ที่ปฏิบัติงานในลำดับถัดไป ผู้มีหน้าที่ตรวจสอบ ผู้บังคับบัญชา หรือผู้บริหาร เป็นต้น
C คือ การตรวจสอบเพื่อประเมินหรือติดตามความก้าวหน้าและดูผลสำเร็จของงานเมื่อเทียบกับแผน และตรวจสอบผลการดำเนินงานแต่ละขั้นตอนว่ามีปัญหาในการปฏิบัติหรือไม่ มีความจำเป็นต้องปรับแผนหรือไม่
A คือ การปรับปรุงการดำเนินการอย่างเหมาะสม เป็นการนำผลการประเมินมาพัฒนาแผน หากผลที่เกิดขึ้นเป็นไปตามแผนที่วางไว้ ให้นำกระบวนการนั้นมาจัดทำเป็นมาตรฐานในการปฏิบัติต่อไป พร้อมทั้งหาวิธีการที่จะทำให้ดีขึ้นไปอีก หากผลที่ได้ไม่เป็นไปตามแผน ควรนำข้อมูลมาวิเคราะห์และพิจารณาว่าจะดำเนินการอย่างไร เช่น ปรับเปลี่ยนวิธีหรือทางเลือกใหม่ หรือเปลี่ยนเป้าหมายใหม่ เป็นต้น
ในการดำเนินงานตาม PDCA ต้องมีการเก็บรวบรวมข้อมูลในเรื่องต่าง ๆ ไว้ ในการเก็บรวบรวมข้อมูลหรือการจัดทำรายงาน ควรเป็นข้อมูลที่สามารถสื่อสารกับผู้เกี่ยวข้องให้เกิดความเข้าใจที่ตรงกันได้อย่างรวดเร็ว และสามารถนำข้อมูลนั้นไปใช้ได้อย่างสะดวก ดังนั้น ข้อมูลควรจะมีความกะทัดรัด เข้าใจง่าย ไม่มีรายละเอียดมากเกินความจำเป็น ตัวอย่างเช่น รายงาน A3 ของ Toyota ที่ใช้กระดาษขนาด 11 x 17 นิ้ว เป็นเอกสารหน้าเดียวที่บันทึกผลลัพธ์หลัก ๆ จากวงจร PDCA โดยแสดงเนื้อหาทั้งหมดลงในกระดาษ A3 เพียงแผ่นเดียว การนำเสนอจะเป็นทั้งตัวหนังสือ ภาพ กราฟ ตาราง และไม่มีรูปแบบตายตัว เช่น รายงาน A3 เพื่อการแก้ปัญหา (ใช้สำหรับจัดทำข้อมูลในการแก้ไขปัญหา) รายงาน A3 เพื่อการนำเสนอ (ใช้สำหรับเสนอและให้เหตุผลสนับสนุนนโยบายใหม่ หรือแนวทางการดำเนินการสำหรับกระบวนการ ทีมงาน หรือฝ่าย) รายงาน A3 เพื่อการแสดงสถานะ (ใช้สำหรับแสดงพิจารณาผลลัพธ์ของโครงการประเภทใดหรืองานในการนำเสนอหลังจากที่ได้ดำเนินการไปแล้ว) เป็นต้น
ประโยชน์ของการทำงานแบบ PDCA เช่น
- ช่วยพัฒนาทักษะของผู้ปฏิบัติงานด้านการวางแผนต่าง ๆ การปฏิบัติงานให้เป็นไปตามเป้าหมาย การตรวจสอบและปรับปรุงแก้ไขสิ่งที่ผิดพลาด
- การวางแผนช่วยให้สามารถคาดการณ์สิ่งที่อาจเกิดขึ้นในอนาคต ช่วยป้องกันปัญหาหรือข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้น ช่วยลดการใช้ทรัพยากรให้เหมาะสมกับผลลัพธ์ความสำเร็จที่ได้รับ
- การทำงานที่มีการตรวจสอบเป็นระยะ ทำให้สามารถแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นได้อย่างรวดเร็ว เป็นการลดการสูญเสียทั้งเวลาและทรัพยากร
- การปรับปรุงแก้ไขปัญหา ทำให้เกิดเป็นมาตรฐานการปฏิบัติงานหรือแนวทางการปฏิบัติที่ดีกว่าเดิม
PDCA เป็นวงจรที่ไม่สิ้นสุด ทุกครั้งที่การดำเนินงานตามวงจร PDCA หมุนครบรอบ ก็จะส่งผลให้เกิดการดำเนินการในรอบต่อ ๆ ไป ทำให้เกิดการปรับปรุงพัฒนาอย่างต่อเนื่อง บางครั้งในแต่ละขั้นของวงจร PDCA อาจมีวงจร PDCA วงเล็ก ๆ หมุนอยู่ด้วยเช่นกัน จึงเป็นไปได้ว่าในการทำงานแต่ละขั้นตอนหรือแต่ละกระบวนการต้องมีการวางแผน มีการตรวจสอบและปรับปรุงการทำงานให้เหมาะสมอยู่เสมอ เพื่อจะได้แก้ไขปัญหาได้ทันท่วงที เป็นการลดข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้น หรือเป็นการพัฒนาการทำงานแต่ละขั้นตอนให้ดียิ่งขึ้นอยู่เสมอ ซึ่งหากการทำงานแต่ละขั้นตอนหรือแต่ละกระบวนการเป็นไปด้วยดีแล้วก็จะส่งผลให้การทำงานทั้งระบบดีไปด้วย
PDCA ไม่ใช่เรื่องที่ยาก และก็ไม่ใช่เรื่องที่ง่าย ขึ้นอยู่กับทักษะของผู้เกี่ยวข้องว่า ผู้วางแผนเป็นผู้ที่มีความรู้ความสามารถในการวางแผนที่รัดกุมมากน้อยแค่ไหน ผู้ปฏิบัติได้ศึกษาวิธีและปฏิบัติงานตามแผนที่วางไว้โดยไม่ออกนอกลู่นอกทางให้เกิดข้อผิดพลาดหรือไม่ ผู้ตรวจสอบมีรู้ความสามารถในการตรวจสอบให้พบปัญหาหรือข้อผิดพลาดได้อย่างรวดเร็วเพื่อจะได้แก้ไขปัญหาให้ทันท่วงทีหรือไม่ และผู้ที่เกี่ยวข้องมีการส่งต่อข้อมูลซึ่งกันและกัน และร่วมมือกันแก้ไขปัญหา พัฒนางาน เพื่อให้เกิดเป็นมาตรฐานในการปฏิบัติหรือแนวทางการปฏิบัติที่ดีได้มากน้อยแค่ไหน
ผู้ที่เกี่ยวข้องกับสิ่งเหล่านี้ต้องได้รับการฝึกฝน และเรียนรู้สิ่งใหม่ ๆ อยู่เสมอเพื่อเป็นการเพิ่มทักษะ และที่สำคัญการสื่อสารและส่งต่อข้อมูลซึ่งกันและกันก็เป็นเรื่องที่จำเป็น ดังนั้น ผู้ที่อยู่ในวงจรหรือวิถีของ PDCA คงหนีไม่พ้นที่จะต้องพัฒนาตนเองอยู่เสมอนั่นเอง 😆
บรรณานุกรม
โซเบค, เดอร์วาร์ด เค และอาร์ต สมอลเลย์. (2554). PDCA แบบ Toyota ด้วยการคิดแบบ A3 = Understanding A3 Thinking : A Critical Component of Toyota’s PDCA Management System. แปลโดย วิทยา สุหฤทดำรง, ไรย์วินท์ บุญสวัสดิ์ และ อัฑฒ์ สุนทรโรหิต. กรุงเทพฯ : อี. ไอ. สแควร์ พับลิชชิ่ง.
วิกิพีเดีย สารานุกรมเสรี. PDCA. [ออนไลน์]. แหล่งที่มา : https://th.wikipedia.org/wiki/PDCA. (วันที่ค้นข้อมูล 19 กรกฎาคม 2559).
ศุภชัย อาชีวะระงับโรค. (2547). Practical PDCA : การแก้ปัญหาและปรับปรุงงานเพื่อความสำเร็จ. พิมพ์ครั้งที่ 2. กรุงเทพฯ : สถาบันเพิ่มผลผลิต.