หน้าที่ของผมอีกหนึ่งอย่างคือการดำเนินการกับหนังสือแจ้งหายและหนังสือชำรุด
หนังสือหายเกิดขึ้นในกรณีที่ผู้ยืมหนังสือออกไปแล้วทำหายหรือหาไม่พบ จึงต้องมาแจ้งว่าหนังสือที่ตนเองยืมไปนั้นหาย เหตุที่แจ้งว่าหนังสือหายบางคนบอกว่าไม่รู้ว่าเอาไว้ที่ไหน หาไม่พบ บางรายบอกว่ายืมให้เพื่อน เพื่อนยังไม่เอามาคืนเพราะหาไม่พบตัวเล่ม บางคนก็มาแจ้งหายเพราะทางหอสมุดมีจดหมายติดตามหนังสือค้างส่งไปถึงตัว บางคนก็รู้ตัวเร็วว่าทำหนังสือหาย เช่น กรณีที่ลืมไว้บนรถโดยสาร และเมื่อไปติดตามกับท่ารถหรือคนขับแล้วแต่ไม่ได้คืน
การแจ้งหนังสือหายนี้สามารถแจ้งได้ที่เจ้าหน้าที่เคาน์เตอร์ยืม-คืนของหอสมุด ทั้ง 3 วิทยาเขต ผู้ใช้บริการสะดวกที่ไหนแจ้งได้ที่หอสมุดนั้น ๆ
ส่วนหนังสือชำรุด เมื่อผู้ใช้บริการนำหนังสือมาคืนและเจ้าหน้าที่ผู้รับคืนตรวจพบว่ามีการทำหนังสือชำรุด เช่น เปียก (กรณีนี้เกิดได้บ่อยช่วงหน้าฝน) หรือมีรอยคราบเปื้อนจากน้ำหรือเครื่องดื่ม เป็นต้น
เมื่อหนังสือหายหรือชำรุด เจ้าหน้าที่เคาน์เตอร์จะนำแบบฟอร์มแจ้งหนังสือหายหรือชำรุด ให้กรอกข้อมูลเบื้องต้น ดังตัวอย่าง
ส่วนที่ 1 ผู้แจ้งหนังสือหายหรือชำรุดกรอกชื่อ นามสกุล สังกัด/รหัส…………. หมายเลขโทรศัพท์ ………. e-mail …………….. และใส่เครื่องหมาย / ในช่อง [ ] หาย [ ] ชำรุด พร้อมกรอกรายละเอียดของหนังสือเล่มนั้น ๆ ได้แก่ ชื่อผู้แต่ง ชื่อเรื่อง เลขเรียก เลขบาร์โค้ดหนังสือ สำนักพิมพ์ ปีพิมพ์ จำนวนหน้า วันกำหนดส่ง ราคา
ส่วนที่ 2 ค่าดำเนินการทางเทคนิค ………. บาท (100 บาท ต้องแจ้งให้ผู้ใช้ทราบ)
ส่วนที่ 3 [ ] ไม่มี [ ] มี ค่าปรับค้างส่งเกินกำหนด (ขีดเครื่องหมาย / ในช่องว่ามีหรือไม่มีค่าปรับค้างส่งเกินกำหนด)
ส่วนที่ 4 นัดฟังผลการพิจารณา (ภายใน 3 วันทำการ) วันที่ ………………….. (แจ้งให้ผู้ใช้ทราบผลการพิจารณาให้ดำเนินการ อาจให้มาฟังผลด้วยตนเอง หรือจะให้แจ้งทางอีเมล์ก็ได้ซึ่งอาจแจ้งผลได้ภายในวันนั้น ๆ)
ซึ่งภายใน 45 วันที่ผู้ใช้บริการมาติดต่อแจ้งหายหรือชำรุดแล้วยังไม่ได้รับแจ้งผลการตอบรับ หอสมุดฯ ของดใช้สิทธิ์การยืมทุกชนิด
ขั้นตอนการปฏิบัติงานของเจ้าหน้าที่เคาน์เตอร์คือ
1.รับแบบแจ้งหนังสือหาย /ชำรุด จากผู้ใช้บริการเมื่อวันที่ …………. ลงชื่อผู้รับแจ้ง/ดำเนินการ (แล้วส่งแบบฟอร์มแจ้งหาย หากหนังสือชำรุดส่งพร้อมตัวเล่มให้ผม ผมก็ส่งต่อให้หัวหน้าฝ่ายบริการพิจารณาว่าจะให้ดำเนินการอย่างไร)
2.ผลการพิจารณา ครั้งที่ 1 ให้ดำเนินการอย่างไรเพื่อแจ้งผู้ใช้บริการดำเนินการต่อไป เช่น 1.จัดหาเล่มใหม่มาทดแทน (เหมือนของเดิมหรือฉบับพิมพ์ใหม่กว่า) จาก …………. (ระบุสำนักพิมพ์หรือที่อยู่ให้ผู้ใช้ทราบ) 2.ถ่ายเอกสารชดใช้ (สีเหมือนต้นฉบับและเย็บเล่มปกแข็ง) 3.ชดใช้เป็นเงิน (ระบุจำนวนเงิน) แล้วลงชื่อผู้พิจารณา พร้อมวันที่
เสร็จแล้วผมก็จะดำเนินการแจ้งผู้ใช้บริการให้ทราบผลการพิจารณาทางอีเมล์ หรือทางโทรศัพท์ แล้วนำแบบฟอร์มนี้ใส่แฟ้มแจ้งหาย/ชำรุดไว้บริเวณหลังเคาน์เตอร์ เมื่อผู้ใช้บริการมาฟังผลด้วยตนเองเจ้าหน้าที่เคาน์เตอร์ก็จะหยิบในแฟ้มแจ้งให้ผู้ใช้ทราบว่าต้องดำเนินการต่อไปอย่างไร
3. เมื่อผู้ใช้นำหนังสือมาชดใช้ หรือแล้วแต่ผลการพิจารณา เจ้าหน้าที่ที่ปฏิบัติงานเคาน์เตอร์ ณ เวลานั้น ๆ จะตรวจสอบว่าตัวเล่มที่นำมาชดใช้นั้นถูกต้องเหมือนเล่มเดิมไหม ถ้าเหมือนเดิมหรือฉบับใหม่กว่าก็รับชดใช้ไว้
ถ้าผู้ใช้สามารถหาหนังสือมาได้ก็จะมาพบเจ้าหนัาที่ คือนำหนังสือมาตรวจสอบเบื้องต้นให้ตรงกันคือ ชื่อเรีอง และปีที่ผลิต สำนักพิมพ์ปีที่พิมพ์ต้องไม่น้อยกว่าเล่มที่หายคือ ถ้าเล่มหายพิมพ์ปี 2556 แต่ได้หนังสือมาปี 2557 และ 2558 ถือว่าใช้ได้ แต่ถ้าได้มา 2555 หรือ 2554 อย่างนี้ไม่ได้ ถ้าปีเดียวกันคือปี 2556 ใช้ได้คือว่าต้องไม่น้อยกว่าเล่มที่หายหรือเหมือนเดิมดีที่สุด
4.การตรวจสอบหนี้สินในระบบ เช่น ค่าปรับค้างส่งเกินกำหนด, ค่าปรับหนังสือหาย /ชำรุด, ค่าดำเนินการทางเทคนิค พร้อมออกใบเสร็จรับเงิน
5.ดำเนินการปลดข้อมูลในระบบ (เจ้าหน้าที่เคาน์เตอร์ ณ เวลานั้น ๆ อาจทำเองก็ได้ถ้างานไม่ยุ่ง แต่ส่วนใหญ่จะส่งให้ผมเป็นผู้ดำเนินการเอง)
6. ส่งให้หัวหน้าฝ่ายบริการทราบ
7.ส่งฝ่ายวิเคราะห์ฯ ดำเนินการต่อไป พร้อมลงวันที่ที่ส่ง ชื่อผู้ส่ง (ทั้งกรณีซื้อตัวเล่มมาชดใช้ / ชดใช้เป็นเงิน / ถ่ายเอกสารชดใช้)
8.ระบุวันดำเนินการข้อ 1-7 รวมทั้งสิ้น ……….. วัน
หมายเหตุ การส่ง-การรับ มีรายละเอียดในสมุดต่างหากเพื่อใช้เป็นหลักฐานด้วย