Google Applications for Education เป็นเครื่องมือที่ Google ให้กับสถาบันการศึกษาเพื่อใช้ในการเรียนการสอน และการทำงาน
ร่วมกันสำหรับอาจารย์ เจ้าหน้าที่ นักศึกษา ซึ่งมีเครื่องมือในการเรียนรู้ที่ให้บริการในหลายอย่าง เช่น Gmail, Google Drive, Google Calendar รวมถึงเครื่องมือจัดการเรียนการสอนอย่าง Google Classroom เป็นต้น ในที่นี้จะกล่าวถึงเฉพาะ Google Drive
Google Drive เป็นบริการพื้นที่ในการสร้าง และจัดเก็บไฟล์ทุกประเภทอย่างปลอดภัย โดยทำหน้าที่เหมือนเป็น Hard Disk แต่เป็นแบบออนไลน์ เพียงแค่มี Web Browser และ Internet ก็จะสามารถเข้าถึงบริการได้ทุกที่ทุกเวลา สามารถทำงานเอกสารได้หลากหลายรูปแบบทั้งแบบ Document, Spreadsheet, Presentation, Form, Drawing เป็นต้น อีกทั้งสามารถแชร์และทำงานร่วมกับผู้อื่นได้ในเวลาเดียวกัน (Real-time) แม้จะอยู่คนละสถานที่กันก็ตาม
บนพื้นที่ของ Google Drive สามารถใช้งานโปรแกรมต่างๆ ได้หลายโปรแกรม เช่น
Google Docs เป็นโปรแกรมที่สามารถจัดการเอกสารได้เหมือนกับ Microsoft word โดยผู้ใช้งานสามารถสร้าง บันทึก แก้ไข และนําเสนองานเอกสารในลักษณะ Real-time โดยสามารถปรับปรุง แก้ไขเปลี่ยนแปลงรูปแบบ แทรกรูปภาพ ตาราง หรือสิ่งอื่นๆ ร่วมกันเพื่อให้งานเอกสารมีความสมบูรณ์ยิ่งขึ้น และที่สําคัญผู้ใช้ Google Docs สามารถควบคุมการใช้งาน พร้อมเผยแพร่งานเป็นหน้าเว็บ รวมทั้งสามารถใช้ในเชิงบริหารจัดการได้ สามารถแชร์ไฟล์ให้ผู้อื่นร่วมใช้งานได้ ทำการ Save เอกสารอัตโนมัติ นอกจากนี้ยังสามารถ Save หรือ Export ออกมาใช้งานกับ Microsoft Word บนเครื่องทำงานของเราได้
Google Sheets มีลักษณะการทำงานคล้ายๆ กับ Microsoft Excel สามารถสร้าง Column Row สามารถใส่ข้อมูลต่างๆ ลงไปใน Cell และคำนวณสูตรต่างๆ ได้โดยตรง สามารถแชร์ไฟล์ให้ผู้อื่นร่วมใช้งานได้ ทำงานแบบ Real time มีการ Save แบบอัตโนมัติ และสามารถ Save หรือ Export ออกมาใช้งานกับ Microsoft Excel บนเครื่องของเราได้
Google Slides มีลักษณะการทำงานคล้ายๆ กับ Microsoft PowerPoint สามารถสร้างเอกสาร และงานนำเสนอได้อย่างสะดวกและรวดเร็ว โดยไม่ต้องติดตั้งโปรแกรมไว้ในเครื่อง สามารถแชร์ไฟล์ให้ผู้อื่นร่วมใช้งานได้ ทำงานแบบ Real time มีการ Save แบบอัตโนมัติ และสามารถ Save หรือ Export ออกมาใช้งานกับ Microsoft Powerpoint บนเครื่องของเราได้
Google Form เป็น Applications ที่ในกลุ่มของ Google Drive สามารถสร้างแบบฟอร์มสำหรับกรอกข้อมูล เช่น แบบประเมิน แบบสอบถาม ใบสมัครงาน เป็นต้น
ทั้งหมดนี้เป็นเพียงตัวอย่างของบริการที่มีบน Google Drive ซึ่งนอกจากจะทำงานเอกสารได้หลากหลายรูปแบบแล้ว การแชร์และทำงานร่วมกับผู้อื่นได้ในเวลาเดียวกัน (Real-time) แม้จะอยู่คนละสถานที่กันก็ตามยังอาจทำให้เราสามารถปรับหรือประยุกต์มาใช้เป็นงานในลักษณะของ MIS หรือระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการของหอสมุดได้ โดยอาจนำเสนอข้อมูลในรูปแบบของโครงการ หรือรายงานต่างๆ เช่น โครงการที่จะดำเนินการในปีงบประมาณ รายงานที่จัดทำตามระยะเวลากำหนด รายงานสรุปผล รายงานประเมินผล เป็นต้น และแชร์ข้อมูลให้หัวหน้าฝ่าย/งาน หรือผู้เกี่ยวข้องได้รับทราบข้อมูล รวมถึงการปรับแก้ข้อมูลให้ถูกต้องสมบูรณ์ในลักษณะที่เป็น Real-time ได้ด้วย
