บริการอย่างไรให้สุขใจทั้งผู้ให้และผู้รับ "บริการ"

กาลครั้งหนึ่งนานมาแล้ว และล่าสุดในวันที่ 10 สิงหาคม 2558 ในขณะเดินไปถ่ายเอกสาร ระหว่างรอเห็นผู้ใช้มีท่าทีแปลก ๆ จึงเข้าไปสอบถามว่ามีอะไรให้ช่วยไหมคะ ได้รับคำตอบ (ที่เป็นคำถาม) ว่า ตนเองกำลังหาวิทยานิพนธ์เล่มหนึ่งได้ตัวเล่มแล้ว ในตัวเล่มประทับตราแจ้งว่ามี Fulltext แต่เมื่อเปิดดูในระบบฯ www.opac.lib.su.ac.th ” ไม่พบ Fulltext” จึงงง สงสัย และไม่เข้าใจว่าทำไม “ไม่มี”  ดิฉันเองเคยมีประสบการณ์เกี่ยวกับคำถามแบบนี้มาแล้ว จึงสอบถามกลับทันทีว่า เป็นวิทยานิพนธ์ของปีการศึกษา 2556 หรือไม่  นักศึกษาตอบว่าใช่ค่ะ ดิฉันจึงชี้แจงว่า ตอนนี้อยุู่ในกระบวนการดำเนินการนะคะ นักศึกษาสงสัยต่อว่า ทำไมตัวเล่มออกให้บริการแล้วและแจ้งเช่นนั้น  ดิฉันจึงอธิบายต่อว่า ที่เป็นเช่นนี้ เนื่องจากการดำเนินการเกี่ยวกับตัวเล่ม # Fulltext คนละฝ่ายงานจัดทำ  จึงอาจไม่สอดคล้องกัน  ตัวเล่มเสร็จก่อนก็อยากออกให้บริการแก่ผู้ใช้บริการให้เร็วที่สุดก่อน จึงไม่ได้รอ Fulltext เรียบร้อย แต่ที่ต้องประทับตราท้ายเล่มก่อนว่ามี Fulltext นั้น  เนื่องจากเป็นกระบวนการทั้งหมดของการ catalog และหากจะรอให้ Fulltext ขึ้นบริการก่อนในระบบฯ แล้วค่อยไปหยิบตัวเล่มมาประทับข้อความก็อาจไม่สะดวกนัก  จึงดำเนินการให้แล้วเสร็จทันที  และการที่  Fulltext ออกให้บริการล่าช้า ขึ้นอยู่กับหลายปัจจัยด้วยกัน คือ หากนักศึกษาจัดส่งไฟล์ถูกต้องตรงกับวิทยานิพนธ์ฉบับจัดส่งบัณฑิตวิทยาลัย ก็ไม่ค่อยมีปัญหา แต่บางรายด้วยความเร่ง รีบ เกรงจะส่งไม่ทัน คว้าไฟล์ที่ไม่ update  ส่งบัณฑิตฯ ทางหอสมุดฯ เคยพบเหตุการณ์นี้ จึงต้องมีการตรวจสอบให้เรียบร้อยก่อนว่าถูกต้องตรงกับตัวเล่มหรือไม่ ก่อนดำเนินการใดๆ  เนื่องจากทางบัณฑิตฯ ก็ได้แจ้งว่าไม่สามารถตรวจสอบไฟล์ได้ทัน เนื่องจากมีจำนวนมาก และนักศึกษามักจะส่งในเวลาอันกระชั้นชิด (ใกล้หมดระยะเวลาส่งรูปเล่มฉบับสมบูรณ์) หากพบว่าข้อมูลไม่ถูกต้องตรงกันก็จะต้องติดต่อบัณฑิตฯ เพื่อประสานขอไฟล์ไปยังบัณฑิตเพื่อนำไฟล์มาดำเนินการ ศิษย์เก่าบางรายติดต่อง่าย บางรายขาดการติดต่อ เปลี่ยนที่อยู่ฯ  เป็นต้น  หลังอธิบายเสร็จ นักศึกษาเข้าใจและเห็นใจ  และดิฉันจึงได้ขอชื่อ-สกุล รหัส  email /หมายเลขโทรศัพท์ ติดต่อกลับ โดยรับจะประสานงานให้เพื่อให้นักศึกษาได้ข้อมูลที่ต้องการ โดยจะขอให้ทางฝ่ายที่เกี่ยวข้องฯ นำรายการวิทยานิพนธ์เล่มดังกล่าวที่มีความต้องการใช้ด่วนมาดำเนินการก่อน

จากนั้นจึงโทรศัพท์ ไปประสานกับพี่สายันต์ สำนักฯ แจ้งรายละเอียด พี่สายันต์ก็ได้ชี้แจงตามที่ดิฉันได้ชี้แจงนศ.ไปแล้ว จากนั้นก็ได้รับปากว่าจะไปตรวจสอบไฟล์ Fulltext ของวิทยานิพนธ์เล่มดังกล่าว หากสมบูรณ์ถูกต้อง ก็จะดำเนินการจัดทำ + จัดส่งไฟล์ให้ทางดิฉันทาง email ก่อน เพื่อให้ดิฉันส่งต่อให้นักศึกษาไปใช้ก่อนโดยเร็วที่สุด  เนื่องจากการนำ Fulltext  upload ขึ้นระบบฯ นั้น พี่สายันต์แจ้งว่าตนเองไม่ได้เป็นผู้ดำเนินการนำขึ้นเอง ซึ่งจะได้ส่งไฟล์ต่อให้คุณเชาวลี พิจารณาดำเนินการต่อไป
หลังจากได้ไฟล์จากพี่สายันต์แล้วดิฉันจึงรีบจัดส่งให้กับนักศึกษาต่อไปตาม email ที่แจ้งไว้  พร้อมได้รับคำขอบคุณ …  😛