การเก็บและทำลายเอกสารของราชการ

ในการปฏิบัติงานราชการนั้น จะต้องมีการจัดทำเอกสารที่เป็นหลักฐานสำหรับใช้ในราชการ ซึ่งเรียกว่า “หนังสือราชการ” โดยจะต้องจัดทำให้ถูกต้องและปฏิบัติกับหนังสือราชการนั้น ๆ ให้ถูกต้องตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และที่แก้ไขเพิ่มเติม
ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 ได้กล่าวถึงงานสารบรรณว่า หมายถึง งานที่เกี่ยวกับการบริหารงานเอกสาร เริ่มตั้งแต่การจัดทำ การรับ การส่ง การเก็บรักษา การยืม จนถึงการทำลาย หนังสือราชการ แบ่งออกได้เป็น 6 ชนิด ได้แก่ หนังสือภายนอก หนังสือภายใน หนังสือประทับตรา หนังสือสั่งการ หนังสือประชาสัมพันธ์ และหนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้น หรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ
หนังสือราชการที่จัดทำขึ้นนั้นจะต้องเก็บรักษาไว้ โดยแบ่งออกเป็น การเก็บระหว่างปฏิบัติงาน การเก็บเมื่อปฏิบัติงานเสร็จแล้ว และการเก็บไว้เพื่อใช้ในการตรวจสอบ โดยปกติจะเก็บไว้ไม่น้อยกว่า 10 ปี ยกเว้นหนังสือดังต่อไปนี้
1.  หนังสือที่ต้องสงวนเป็นความลับ ให้ปฏิบัติตามกฎหมายหรือระเบียบว่าด้วยการรักษาความปลอดภัยแห่งชาติ
2.  หนังสือที่เป็นหลักฐานทางอรรถคดี สำนวนของศาลหรือของพนักงานสอบสวน หรือหนังสืออื่นใดที่ได้มีกฎหมายหรือระเบียบแบบแผนกำหนดไว้เป็นพิเศษแล้ว การเก็บให้เป็นไปตามกฎหมายและระเบียบแบบแผนว่าด้วยการนั้น
3.  หนังสือเกี่ยวกับประวัติศาสตร์ ขนบธรรมเนียมจารีตประเพณี สถิติ หลักฐานหรือเรื่องที่ต้องใช้สำหรับศึกษาค้นคว้า หรือหนังสืออื่นในลักษณะเดียวกัน ให้เก็บไว้เป็นหลักฐานทางราชการตลอดไป หรือตามที่หอจดหมายเหตุแห่งชาติ (ชื่อที่ใช้ในปัจจุบัน ตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 ใช้ชื่อว่า กองจดหมายเหตุแห่งชาติ) กรมศิลปากร กำหนด
4.  หนังสือที่ได้ปฏิบัติงานเสร็จสิ้นแล้ว และเป็นคู่สำเนาที่มีต้นเรื่องจะค้นได้จากที่อื่น ให้เก็บไว้ไม่น้อยกว่า 5 ปี
5.  หนังสือที่เป็นเรื่องธรรมดาสามัญซึ่งไม่มีความสำคัญ และเป็นเรื่องที่เกิดขึ้นเป็นประจำ เมื่อดำเนินการแล้วเสร็จให้เก็บไว้ไม่น้อยกว่า 1 ปี
ทุกปีปฏิทิน (ปีปฏิทินจะเริ่มวันที่ 1 มกราคม สิ้นสุดวันที่ 31 ธันวาคม ของทุกปี) ส่วนราชการจะต้องส่งหนังสือที่มีอายุครบ 25 ปี นับจากวันที่ได้จัดทำขึ้น ที่เก็บไว้ ณ ส่วนราชการ ให้หอจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร พร้อมทั้งบัญชีส่งมอบ ยกเว้น หนังสือที่ต้องสงวนเป็นความลับ ให้ปฏิบัติตามกฎหมายหรือระเบียบว่าด้วยการรักษาความปลอดภัยแห่งชาติ และหนังสือที่มีกฎหมาย ข้อบังคับ หรือระเบียบที่ออกใช้เป็นการทั่วไปกำหนดไว้เป็นอย่างอื่น
หนังสือราชการที่หน่วยงานราชการจัดเก็บไว้ เมื่อหมดอายุการเก็บจะต้องมีการทำลายหนังสือนั้น ในการทำลายจะปฏิบัติตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 ข้อ 66 – 70 ดังนี้
1.  ภายใน 60 วันหลังจากสิ้นปีปฏิทิน ให้เจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบในการเก็บหนังสือสำรวจหนังสือที่ครบอายุการเก็บในปีนั้น แล้วจัดทำรายชื่อหนังสือขอทำลายเสนอหัวหน้าส่วนราชการระดับกรม ตามแบบฟอร์มบัญชีหนังสือขอทำลาย ประจำปี….

2.  หัวหน้าส่วนราชการระดับกรม (ในส่วนของมหาวิทยาลัยศิลปากร เป็นอำนาจของอธิการบดีหรือผู้ที่อธิการบดีมอบหมาย) แต่งตั้งคณะกรรมการทำลายหนังสือ ประกอบด้วยประธานกรรมการและกรรมการอีกอย่างน้อยสองคน โดยปกติให้แต่งตั้งจากข้าราชการตั้งแต่ระดับ 3 หรือเทียบเท่าขึ้นไป โดยคณะกรรมการดังกล่าวมีหน้าที่ดังนี้
2.1  พิจารณาหนังสือที่จะขอทำลายตามบัญชีหนังสือขอทำลาย
2.2  ในกรณีที่คณะกรรมการมีความเห็นว่าหนังสือฉบับใดไม่ควรทำลายและควรจะขยายเวลาการเก็บไว้ ให้ลงความเห็นว่าจะขยายเวลาการเก็บไว้ถึงเมื่อใดในช่องการพิจารณาของหนังสือขอทำลาย
2.3  ในกรณีที่คณะกรรมการมีความเห็นว่าหนังสือเรื่องใดควรให้ทำลาย ให้กรอกเครื่องหมายกากบาท (x) ลงในช่องการพิจารณาของบัญชีหนังสือขอทำลาย
2.4  เสนอรายงานผลการพิจารณา พร้อมทั้งบันทึกความเห็นแย้งของคณะกรรมการ (ถ้ามี) ต่อหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมเพื่อพิจารณาสั่งการ
2.5  ควบคุมการทำลายหนังสือ ซึ่งผู้มีอำนาจอนุมัติให้ทำลายได้แล้ว
3.  เมื่อหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมได้รับรายงานของคณะกรรมการทำลายหนังสือแล้ว ให้พิจารณาสั่งการ ดังนี้
3.1  ถ้าเห็นว่าหนังสือเรื่องใดยังไม่ควรทำลาย ให้สั่งการให้เก็บหนังสือนั้นไว้จนถึงเวลาการทำลายงวดต่อไป
3.2  ถ้าเห็นว่าหนังสือเรื่องใดควรทำลายให้ส่งบัญชีหนังสือขอทำลายให้หอจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร พิจารณาก่อน เว้นแต่หนังสือประเภทที่ส่วนราชการนั้นได้ขอทำความตกลงกับกรมศิลปากรแล้ว ไม่ต้องส่งไปให้พิจารณา
4.  หอจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร พิจารณารายการในบัญชีหนังสือขอทำลาย แล้วแจ้งให้ส่วนราชการที่ส่งบัญชีหนังสือขอทำลายทราบภายใน 60 วัน ถ้าเห็นว่าหนังสือฉบับใดควรขยายเวลาการเก็บไว้อย่างใดหรือให้เก็บไว้ตลอดไป ให้แจ้งส่วนราชการนั้นทราบและดำเนินการ และหากเห็นว่าควรส่งไปเก็บไว้ที่หอจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร ก็ให้ส่วนราชการนั้น ๆ ปฏิบัติตาม
5.  เมื่อส่วนราชการได้รับความเห็นชอบจากหอจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร ให้ทำลายหนังสือราชการได้แล้ว ให้ดำเนินการโดยการเผาหรือวิธีการใดที่จะไม่ให้หนังสือราชการนั้นอ่านเป็นเรื่องได้ และหากมีรายได้เกิดขึ้นจากการทำลายให้นำเงินส่งเป็นรายได้แผ่นดิน
6.  เมื่อทำลายเรียบร้อยแล้วให้คณะกรรมการทำลายหนังสือ ทำบันทึกลงนามร่วมกันเสนอผู้มีอำนาจอนุมัติทราบ
ดังนั้น ในการปฏิบัติงานราชการใด ๆ เราจำเป็นต้องศึกษาวิธีการจัดทำเอกสาร การเก็บรักษา และการทำลายอย่างถูกวิธี เพื่อให้เราได้มีเอกสารไว้อ้างอิงในการปฏิบัติงานต่าง ๆ ได้ และไม่เป็นภาระในการจัดเก็บเอกสารราชการไว้เป็นปริมาณมาก ๆ หากเราไม่ทำลายเอกสารนั้นเลย
บรรณานุกรม
“ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และฉบับที่ 2 พ.ศ. 2548”.  (2548, 23 กันยายน).  ราชกิจจานุเบกษา.  เล่ม 122 ตอนพิเศษ 99 ง.  หน้า 1-37.