การจัดซื้อจัดจ้าง ตั้งแต่ 5,000 ขึ้นไป ต้องเข้าระบบการจัดซื้อจัดจ้างภาครัฐด้วยระบบอิเล้กทรอนิกส์ (e-GP) ซึ่งเป็นขั้นตอนสุดท้ายในกระบวนการจัดซื้อจัดจ้าง ตั้งแต่เริ่มรับใบเสนอราคา พิมพ์ขออนุมัติจัดซื้อ/จัดจ้าง เมื่อผู้อำนวยการอนุมัติแล้ว ให้บริษัท/ร้านค้า มาเซ็นต์รับใบสั่งซื้อ/สั่งจ้าง เมื่อบริษัท/ร้านค้าทำงานแล้วเสร็จ ให้ส่งใบส่งมอบงาน ใบแจ้งหนี้ หรือใบส่งของ ดึงใบตรวจการจ้างจากระบบ MIS เพื่อให้คณะกรรมการตรวจการจ้าง หรือตรวจรับพัสดุ เมื่อคณะกรรมการตรวจรับงานจ้างหรือตรวจรับพัสดุไว้ถูกต้องเรียบร้อยแล้ว จะเป็นขั้นตอนสุดท้ายที่จะต้องนำเข้าระบบ e-GP
ในกระบวนการทั้งหมดของระบบ e-GP นั้นจะมีขั้นตอนในการทำงานหลายขั้นตอน หรือที่เราชอบเรียกกันว่า ทำลูกบอล 8 ลูก โดยขั้นตอนแรกเราจะต้องจัดทำโครงการหรือสร้างโครงการก่อน โดยเพิ่มโครงการ และมาทำงานในลูกบอลแต่ละลูกให้ครบ 8 ลูก ได้แก่ 1. จัดทำรายงานขอซื้อขอจ้างและแต่งตั้งคณะกรรมการ 2. บันทึกเลขที่และวันที่ของเอกสารและคำสั่ง 3. บันทึกราคาของผู้เสนอราคา 4. จัดทำหนังสืออนุมัติสั่งซื้อสั่งจ้าง 5. จัดทำร่างสัญญา 6. ตรวจสอบหลักประกันสัญญาและจัดทำสัญญา 7. ข้อมูลสาระสำคัญในสัญญา และ 8. การบริหารสัญญา เป็นอันจบการทำงานของระบบ e-GP ในการทำงานในลูกบอลแต่ละลูก จากลูกบอลที่เป็นสีเหลือง เมื่อเราใส่ข้อมูลถูกต้องทุกขั้นตอน และจบ ลูกบอลก็จะเป็นสีฟ้า แสดงว่า การทำงานถูกต้องแล้ว และทำลูกบอลลูกต่อไปจนครบ
สำหรับตัวดิฉันเองนั้น ได้รับมอบหมายให้ทำงานจัดจ้างซ่อมวัสดุครุภัณฑ์ในอาคารหอสมุดฯ จึงต้องศึกษาเรียนรู้ในการเข้าระบบ e-GP และการลงข้อมูลให้ถูกต้องทุกขั้นตอน เพื่อให้การทำงานเสร็จสมบูรณ์ในทุกขั้นตอน เพื่อนำเบิกจ่ายเงินต่อไป ซึ่งถือว่าในขั้นตอนการทำ e-GP นี้เป็นเรื่องยาก และต้องระมัดระวัง รอบคอบ ให้ถูกต้อง และต้องใช้สมาธิในการทำงานในขณะที่ทำ e-GP เพื่อให้การทำงานเสร็จและถูกต้องในแต่ละขั้นตอน
ในการทำงานในระบบ e-GP ต้องทำทุกกระบวนการให้เสร็จในแต่ละลูกบอลและให้ทันเวลาที่กำหนด ถ้าทำ ๆ หยุด ๆ จะหมดเวลาในลูกบอลนั้น ๆ ก็ต้องเข้าทำงานใหม่ตั้งแต่ขั้นตอนแรกของลูกบอลนั้น ๆ ดังนั้นในการทำ e-GP จึงต้องการใช้สมาธิในการทำงาน ดิฉันจึงได้เขียนขั้นตอนแบบย่อ ๆ อย่างเข้าใจในกระบวนการทำงานแต่ละขั้นตอนไว้ เพื่อให้จำขั้นตอนได้และทำงานได้อย่างถูกต้อง ดังนี้
1. เข้า Google พิมพ์ การจัดซื้อจัดจ้างของรัฐ
2. ใส่รหัส เพื่อจะเข้าทำงานในโครงการ – โดยใส่เลขบัตรประชาชนของผู้ทำโครงการ – ใส่รหัส CODE
3. เมื่อเข้าระบบ e-GP ได้แล้ว ให้ทำขั้นตอน ดังนี้
เลือก จัดทำโครงการ
เลือก เพิ่มโครงการ
วิธีการจัดหา – ให้เลือก ตกลงราคา
ประเภทการจัดหา – ให้เลือก จ้างเหมาบริการ ถ้าไม่มี (ให้ลง จ้างเหมาอื่น ๆ)
ปีงบประมาณ – เลือก 2558
ชื่อโครงการ
การเบิกจ่าย – ถ้างบแผ่นดิน เลือก ผ่าน ถ้าใช้งบรายได้ เลือก ไม่ผ่าน
ให้เลือกแหล่งเงินด้วย – ต้องเลือก ประเภทเงินนอก พ.ร.บ. งบประมาณ เลือก รายได้ของหน่วยงาน
วิธีการพิจารณา – เลือก ราคารวม (เลือกตามวิธีการจัดซื้อ/จัดจ้างว่าใช้โดยวิธีอะไร)
จำนวนรายการพิจารณา 1 รายการ (ระบุรายละเอียด)
บันทึกรายการพิจารณา
รายการพิจารณา จำนวน หน่วยนับ
เช่น
1 ติดตั้งประตูบานกระจก……………….. 1 งาน
ใส่แหล่งเงินด้วย จำนวนเงิน 270,00 บาท แล้วให้เลือกรายได้ของหน่วยงาน และเลือกข้อมูลงบประมาณ
เสร็จแล้ว บันทึก
ออกเข้าสู่เมนูหลัก
ให้เลือกขั้นตอนการทำงาน
ก็จะได้ลูกบอลสีเหลือง 8 ลูก ให้ทำงานทีละลูก
ลูกที่ 1 จัดทำรายงานขอซื้อขอจ้างและแต่งตั้งคณะกรรมการ
เลือก จัดทำเอกสาร
รายละเอียด / แก้ไข
ถ้าไม่มีภาษี ให้เลือก เป็นราคาไม่รวมภาษีมูลค่าเพิ่ม
เหตุผลที่ต้องซื้อหรือจ้าง ให้ใส่ว่า เนื่องจากวงเงินสอดคล้องกับที่ระเบียบกำหนด
และให้ระบุใน Template ด้วยว่า ต้องการ
ผู้ลงนาม ให้ใส่ข้อมูลดังนี้ คำนำหน้า นาง
ชื่อ บุญตา
นามสกุล กิจหว่าง
ตำแหน่ง เจ้าหน้าที่บริหารงานทั่วไปชำนาญการพิเศษ
บันทึก
OK
ไปขั้นตอนที่ 2
ในหน้านี้จะมีตัวหนังสือแถบสีเหลือง ให้ใส่ตรงข้อเหตุผลและความจำเป็นด้วยว่า จ้างซ่อมอะไร หรือซื้ออะไร (ห้ามลืม)
กดบันทึก
OK
ไปขั้นตอนที่ 3
กลับสู่เมนูหลัก
ทำข้อ 2. แต่งตั้งคณะกรรมการ
เลือก เพิ่มรายชื่อ
ให้กดแว่นขยาย สีเขียว เข้าไปท่ี่ค้นหา (ดูว่ามีกรรมการที่เคยตั้งไปแล้วไหม)
หรือ ให้พิมพ์ชื่อกรรมการ แล้วค้นหา แล้วกดแว่นขยายก็ได้ จะมีข้อมูลของกรรมการคนนั้นขึ้นมา และตรวจดูข้อมูลถูกต้อง
และให้เลือกตำแหน่งในการตรวจรับ (ตัวเลือกตำแหน่งต่าง ๆ เช่น ประธานกรรมการ หรือกรรมการ หรือกรรมการและเลขานุการ
ทำอย่างนี้ที่ละคนจนครบ
บันทึก
เลือก จัดทำร่างคำสั่งแต่งตั้งคณะกรรมการ
บันทึก
ไปขั้นตอนที่ 2
บันทึก
ไปขั้นตอนที่ 3
กลับสู่เมนูหลัก
ดำเนินการขั้นต่อไป
ลูกที่ 2 บันทึกเลขที่และวันที่ของเอกสารและคำสั่ง
เลขที่………….ให้ใส่เลขที่ ศธ 0520.209 (นฐ) / 3490
วันที่ 08122557
คำสั่งเลขที่ 3490.1 (ให้ใส่ .1 ต่อท้ายเลขที่ของหนังสือราชการ)
วันที่ 08122557
วันที่ ที่ หน. หอสมุดฯ เซ็น 08122557 (วันเดียวกับที่เสนอเรื่อง)
บันทึก
ไปขั้นตอนที่ 2
ไปขั้นตอนที่ 3
ดำเนินการขั้นต่อไป
ลูกที่ 3 บันทึกราคาของผู้เสนอราคา
ขั้นตอนที่ 1 ให้ เพิ่มรายชื่อผู้เสนอราคา
ใส่เลขผู้เสียภาษี (ตามปรากฏใบเสนอราคา)
บุคคลธรรมดา (ให้ใส่ตามผู้รับจ้างว่าเป็นประเภทผู้ค้าประเภทใด) ถ้าเป็นนิติบุคคล (ให้ใส่ตรงนิติบุคคล)
ประเภทผู้ค้า กิจการร้านค้า เจ้าของคนเดียว
ชื่อสถานที่ประกอบการ ให้ใส่ชื่อคน
ใส่ข้อมูลผู้ประกอบการให้ครบ และใส่ราคาที่เสนอ
บันทึก
ดำเนินการต่อไป
ลูกที่ 4 จัดทำหนังสืออนุมัติสั่งซื้อสั่งจ้าง
เลือกรายละเอียด / แก้ไข
ให้ทำข้อ 1 ก่อน —–> ใส่จำนวนเงิน
บันทึกรายชื่คณะกรรมการ ——> บันทึก
กลับเข้าสู่เมนูหลัก
ทำข้อ 2
หนังสืออนุมัติสั่งซื้อสั่งจ้าง
บันทึก
ไปขั้นตอนที่ 2
นทึก
ไปขั้นตอนที่ 3
บันทึกเลขที่และวันที่
เลขที่ ให้ใส่เลขที่ใบสั่งจ้าง 21112580009
วันที่ วันที่ ผอ. อนุมัติใบสั่งจ้าง
บันทึก
ขั้นตอนที่ 2
กลับเข้าสู่เมนูหลัก
ดำเนินการขั้นต่อไป
จบลูกที่ 4
ลูกที่ 5 จัดทำร่างสัญญา
เลือรายละเอียด / แก้ไข
กดแว่นขยาย —-> เลือกใบสั่งซื้อสั่งจ้าง
เลือกรายละเอียดแก้ไข
ระบุรายละเอียด —–> เลือกวดงาน (ใส่ภายในกี่วัน)
บันทึก
บันทึก
บันทึกข้อมูลงวดเงิน
เลือกงวดงาน
กดบันทึก
เลือกขั้นตอนที่ 2
บันทึก
เลือกขั้นตอนที่ 3
บันทึกเลขที่และวันที่ (ให้ใส่เลขที่ใบสั่งของ MIS 2111258……)
ใส่ผู้รับใบสั่งจ้าง (ต้องป้อนด้วย) ให้ใส่ข้อมูลของเจ้าของกิการ
บันทึก
ไปขั้นตอนที่ 2
ดำเนินการขั้นต่อไป
ดำเินินการขั้นต่อไป (ข้อสังเกต ถ้ามีคำนี้ให้ทำต่อไปได้เลย)
ลูกที่ 6 ตรวจสอบหลักประกันสัญญาและจัดทำสัญญา
ดำเนินการขั้นต่อไป —–> จบลูกที่ 6
ลูกที่ 7 ข้อมูลสาระสำคัญในสัญญา
รายละเอียด / แก้ไข
นำข้อมูลแสดงเว็บไซด์ —–> OK
ดำเนินการขั้นต่อไป ——> จบลูกที่ 7
ลูกที่ 8 การบริหารสัญญา
เลืกรายละเอียด / แก้ไข (ทำ 3 ขั้นตอน)
1. ส่งมอบงาน (สีส้ม)
บันทึกข้อมูลส่งมอบงาน
เลือกงวดงานที่ส่งมอบ
บันทึก
หนังสือลงวันที่ ให้ใส่ 29/12/2557
วันที่รับเรื่องจากงานสารบรรณ 29/12/2557 (ให้ใส่วันเดียวกับวันที่ส่งมอบงาน)
บันทึก
ดำเนินการขั้นต่อไป
ส่ง Mail. ให้คณะกรรมการเรียบร้อย กด OK
กลับเข้าสู่เมนูหลัก
2. ตรวจรับงาน
2.1 ให้เลือกบันทึกข้อมูลตรวจรับ
2.2 เลือกเอกสารที่ส่งมอบ (สีส้ม)
บันทึก
สรุปผลการตรวจรับ
ให้เลือก ถูกต้องและรับไว้ทั้งหมด
ใส่วันที่ตรวจรับและเสร็จตั้งแต่ 06/02/2558 จนถึง 06/02/2558
บันทึกการตรวจรับ (สีส้ม)
บันทึก
ดำเนินการขั้นต่อไป
ให้พิมพ์เอกสาร ก่อน 2 ชุด
กลลับเข้าสู่เมนูหลัก
3. ขั้นตอนสุดท้าย จัดทำเอกสารเบิกจ่าย (แถบสีส้ม)ฃบันทึกข้อมูลเบิกจ่าย
คลิกเครื่อง / ในช่องว่างสี่เหลี่ยม ให้เลือกเอกสารตรวจรับ (อย่าลืม)
ใส่วันที่เบิกจ่าย (วันเดียวกับใบเสร็จ ส่งมอบงาน)
บันทึก
ดำเนินการขั้นต่อไป
กลับสู่เมนูหลัก
กลับสู่เมนูหลัก
กลับสู่เมนูหลัก
เมื่อลูกบอลลูกที่ 8 เป็นสีฟ้า จบขั้นตอนการทำ e-GP
ดิฉันรู้สึกว่ามันเป็นความภาคภูมิใจ ที่ดิฉันสามารถเข้าทำงานในระบบ e-GP ได้ด้วยตนเอง และเมื่อได้เห็นลูกบอลลูกสุดท้ายเป็นสีฟ้า ซึ่งในการทำงานที่มีขั้นตอนหลาย ๆ ขั้นตอน และต้องทำให้ถูกต้อง ถ้าใส่ไม่ถูกต้อง ข้อมูลก็จะไม่บันทึกให้ นอกจากบางครั้งที่งานแต่ละงานจะไม่เหมือนกัน ก็จะมีปัญหาในการกรอกข้อมูล ดิฉันได้สอบถามเจ้าหน้าที่พัสดุทั้งในหน่วยงานและนอกหน่วยงาน เพื่อความถูกต้องต่อไป ดิฉันหวังว่าขั้นตอนการใส่ข้อมูลในระบบ e-GP ของลูกบอล 8 ลูก แบบย่อ ๆ นี้ อาจจะเป็นประโยชน์บ้างกับผู้ที่ยังไม่เคยทำงานในระบบ e-GP มาก่อน และต่อไป อาจจะต้องมาทำงานเกี่ยวกับการจัดซื้อจัดจ้าง ซึ่งขบวนการทั้งหมด จะต้องมีการทำงานระบบ e-GP ในขั้นตอนสุดท้าย ก่อนจะส่งเบิกจ่ายให้กับผู้รับจ้าง
การลงระบบ e-GP ลูกบอล 8 ลูกนี้ เป็นวิธีการจัดหา แบบตกลงราคา ถ้าเป็นแบบวิธีพิเศษ ก็จะทำคล้าย ๆ กัน แต่จะแตกต่างกันในบางลูกบอลทีึ่ี่จะต้องใส่ข้อมูลเพิ่มเิติม อย่างเช่น ถ้าเป็นวิธีพิเศษ ก็จะมีราคากลางที่เข้ามาเกี่ยวข้อง
