หากมีใครมาทวงหนี้เราเราคงไม่ชอบหลบได้เป็นหลบ หลบไม่ได้ผู้ติดตามอาจเจอวลีที่ว่า “ไม่มี ไม่หนี ไม่จ่าย” ซึ่งเรื่องดังกล่าวข้างต้นเป็นเรื่องที่มาเกี่ยวข้องกับผมเมื่อได้มารับหน้าที่ติดตามทวงถามของฝ่ายบริการโดยมีเป้าหมายว่าต้องติดตามทวงถามผู้ค้างส่งหนังสือ / ค้างส่งเงิน จากข้อมูลในระบบอาทิตย์ละ 1 ครั้ง เมื่อได้ข้อมูลแล้วนำข้อมูลมาจัดการในภาพรวมทั้งหมด (ยกเว้นกลุ่มอาจารย์ ข้าราชการ พนักงาน บุคลากรอื่น ๆ ที่ต้องแยกออกมาอีกหนึ่งชุด วิธีสังเกตคืออาจารย์ ข้าราชการ พนักงาน บุคลากรอื่น ๆ มีรหัสนำไม่เหมือนของนักเรียน นักศึกษา)
การจัดการข้อมูล 1. นำข้อมูลมาวางในโปรแกรม Notepad 2. แปลงข้อมูลจาก Notepad มาใส่ใน Excel ซึ่งคุณบรรจงได้สอนวิธีการให้แล้ว จะทำให้ได้ข้อมูลนักศึกษาเรียงตามคณะวิชา 3. ตรวจสอบข้อมูลว่ารายชื่อนักศึกษาที่ค้างส่งเรียงตามคณะถูกต้องไหม เพราะอาจมีหลงบ้างก็ต้องจัดใหม่ให้ถูกที่โดยดูจากรหัส 4. Print รายชื่อผู้ค้างส่งทั้งหมดไปติดประกาศที่บอร์ดหน้าเคาน์เตอร์ หน้าหอสมุดฯ และชั้น 2 ตรงป้ายประกาศยืมระหว่างห้องสมุดฯ 5. เก็บสำเนาไว้กับตัวเองหนึ่งชุดเพื่อเอาไว้ตรวจสอบว่ารายชื่อผู้ค้างส่งนี้มาคืนหรือยังเมื่อพบว่าคืนแล้วก็ขีดชื่อนั้น ๆ ออก และตามไปขีดออกจากป้ายประกาศด้วย (ซึ่งไม่ค่อยทัน) บางทีต้องรอเปลี่ยนแผ่นใหม่เลย 6.จากไฟล์รายชื่อผู้ค้างส่งทั้งหมดนำมาแยกรายชื่อเป็นคณะวิชา 7. ทำบันทึกปะหน้าถึงเลขาคณะวิชาพร้อมรายชื่อผู้ค้างส่งหนังสือเพื่อขอให้ติดประกาศให้ด้วย 8. เก็บสำเนาเรื่อง 9. ผู้ที่ถูกติดประกาศทวง 2-3 ครั้งแล้วไม่มาติดต่อจะทำจดหมายทวงถึงบ้าน 10. ทำจดหมายทวงถึงบ้าน และเก็บสำเนาเรื่องเรียงตามชื่อผู้ค้างส่งเพื่อจะได้สะดวกในการตรวจสอบย้อนกลับ
วิธีการทวงทำได้ตั้งแต่แบบปกติจนถึงตัวผู้ค้างส่ง เริ่มต้นด้วยการติดประกาศแจ้งที่หอสมุดฯ ส่งไปติดประกาศที่คณะวิชา ส่งเมล์ติดตาม โทรศัพท์ และทำจดหมายทวงถึงเจ้าตัว สำหรับกลุ่มอาจารย์ ข้าราชการ พนักงาน บุคลากรอื่น ๆ ใช้วิธีโทรศัพท์ภายในแจ้งก่อนในเบื้องต้น และจดข้อมูลไว้ว่าโทร.ติดต่อเมื่อไร พบ/ไม่พบ การโทร.ติดต่อที่คณะวิชา/หน่วยงาน ถ้ามีเมล์ส่งเมล์แจ้ง ทำจดหมายปิดผนึก และถ้าไม่ได้จะขอเบอร์โทร.จากเจ้าหน้าที่ประจำหน่วยงานเพื่อแจ้งโดยตรง
การทวงเลือกกลุ่มอย่างไร 1.ทวงปกติในภาพรวมทั้งหมดทุกสัปดาห์ 2. ใกล้หมดเทอมแต่ละเทอมต้องทำทวงและล็อคชื่อผู้ค้างส่งนาน ๆ ไว้ไม่ให้สามารถลงทะเบียนได้เพื่อให้เจ้าตัวมาติดต่อชำระหนี้สินให้เรียบร้อยก่อน 3.นักศึกษาที่รหัสใกล้จบต้องตรวจสอบเป็นพิเศษในลำดับต้น ๆ เพื่อไม่ให้หลุดรอดไป
งานติดตามทวงถามเป็นงานที่เกี่ยวข้องกับผลประโยชน์ผู้ใช้บริการและหอสมุดฯ หากทำช้าผู้ใช้บริการเสียเงินมากย่อมไม่พึงพอใจ ขณะเดียวกันเมื่อไม่ได้รับการติดต่อกลับและทวงถามบ่อยไปก็ไม่พึงพอใจอีก แต่เมื่อคิดว่ารักษาผลประโยชน์ผู้ใช้บริการก็ต้องทำไปและพยายามจะให้เร็วที่สุด
ในช่วงปิดเทอมนี้ยาวนานกว่าปกติ ได้ส่งเมล์ทวง ทำจดหมายทวงถึงบ้าน โทรศัพท์ตาม มีผู้มาติดต่อดำเนินการส่งคืนทางไปรษณีย์และมาเองด้วยมากเป็นที่น่าดีใจ
