ถอดบทเรียนจากการอบรม KM

ถอดบทเรียนจากการอบรม เรื่อง“การจัดการความรู้เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการบริหารงานระดับบัณฑิตศึกษา ของมหาวิทยาลัยศิลปากร”
จากการที่ข้าพเจ้าเข้ารับการอบรม เรื่อง การจัดการความรู้เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการบริหารงานระดับบัณฑิตศึกษา ของมหาวิทยาลัยศิลปากร จัดโดยบัณฑิตวิทยาลัย มหาวิทยาลัยศิลปากร เนื่องจากมีการเปลี่ยนแปลงเรื่องของ กฎ ระเบียบ ข้อบังคับ กระบวนการทำงานที่มีการนำระบบเทคโนโลยีมาใช้มากขึ้น ซึ่งทำให้นักศึกษาสามารถใช้บริการได้ด้วยตนเอง
ซึ่งในการจัดอบรมครั้งมีวัตถุประสงค์เพื่อพัฒนาบุคลากรให้มีความรู้เกี่ยวกับการจัดการความรู้สำหรับนำไปประยุกต์ใช้ให้เกิดประโยชน์ เพื่อสร้างความรู้ความเข้าใจร่วมกันในการประสานงานการจัดการศึกษาระดับบัณฑิตศึกษา ของมหาวิทยาลัยศิลปากร ให้เป็นไปในทิศทางเดียวกัน โดยมีหลักการทำงานที่สำคัญคือ ความร่วมมือกันทำงาน การพัฒนาบุคลากรมหาวิทยาลัยศิลปากรให้ก้าวทันกับการเปลี่ยนแปลง การทำความเข้าใจเกี่ยวกับความสำคัญ กระบวนการ ประโยชน์ของการจัดการความรู้ที่มีต่อการพัฒนาตนเอง พัฒนางาน พัฒนาองค์กร
สำหรับเนื้อหาที่บรรยาย โดย ผู้ช่วยศาสตราจารย์ ดร.สุรางคนา ธรรมลิขิต มีแนวคิดด้านการจัดการความรู้ในองค์กร สรุปได้ดังนี้
1.การจัดการความรู้ เป็นการนำปัญหาที่เกิดจากการปฏิบัติงานที่ได้จากการติดตาม ประเมินผล มาหาแนวทางในการแก้ไข ปรับปรุง พัฒนาให้ดีขั้น มักทำในลักษณะของการแลกเปลี่ยนเรียนรู้จากประสบการณ์ โดยมีขั้นตอนการจัดการความรู้ของศูนย์คอมพิวเตอร์ มหาวิทยาลัยบูรพา ประกอบด้วย
1.1 การจัดการความรู้ (Knowledge management) เกิดจากแรงบันดาลใจ ด้วยการจัดกิจกรรมการฝึกอบรม โดยการเข้าไปศึกษาหาความรู้ด้วยการพาทีมเข้าร่วมกิจกรรมต่าง ๆ เช่น มหกรรมการจัดการความรู้แห่งชาติ
จากการเข้าไปศึกษาหาความรู้ที่ได้จากการพาทีมไปเข้าร่วมกิจกรรม KM ทำให้เกิดแนวความคิดมาปรับประยุกต์ใช้ เช่น แนวความคิดที่ได้จาก กิจกรรมมหกรรมการจัดการความรู้แห่งชาติ ที่มีกิจกรรมหลากหลายที่ก่อให้เกิดแนวความคิดและสามารถนำมาปรับประยุกต์ใช้ได้ ได้แก่
บึงบูรณาการ (การบูรณาการความรู้อย่างเชื่อมโยง สอดคล้องกับวิสัยทัศน์ พันธกิจ เป้าหมายขององค์กร) เทือกเขาปันปัน (การแบ่งปันความรู้ซึ่งกันและกัน) ห้องคนสำราญ งานสำเร็จ (เน้นให้คนมีความสุขในการทำงาน นำสู่การทำงานประสบความสำเร็จตามเป้าหมาย) ประชาคมเกื้อกูล (มีคนมาเล่าให้ฟังว่ามีรูปแบบ และวิธีการจัดการความรู้ให้สำเร็จอย่างไร) เกาะสุขสันต์ (เป็นการจัดการความรู้ที่ทำแล้วคนรู้สึกสบายใจ มีความสุข) ซึ่งการจัดเก็บข้อมูล จะจัดเก็บอยู่ใน Share point
1.2 ทำความเข้าใจกับบุคลากรเกี่ยวกับ การจัดการความรู้ (Knowledge management) มีการจัดทำกิจกรรมที่เป็นลักษณะการสอนงาน เช่น การให้รุ่นพี่สอนรุ่นน้องจัดกิจกรรมภายในองค์กรที่หลากหลายรูปแบบ
1.3 เมื่อบุคลากรมีความรู้ความเข้าใจ แล้ว ทดลองปฏิบัติ โดยทดลองใช้ความรู้ภายในตน (Tacit knowledge) ที่เกิดจากประสบการณ์ โดยเริ่มจากงานชิ้นเล็ก ๆ จากงานประจำ แล้วจัดทำ Before Action Review เพื่อดูผลการประเมินจากผู้เข้าร่วมกิจกรรม
1.4 เชิญทุกคนที่เกี่ยวข้องร่วมแลกเปลี่ยนความคิดเห็นในรายละเอียดโครงการ เช่น การทำ KM เรื่องการฝึกอบรม ก็จะเชิญผู้ที่เกี่ยวข้อง ได้แก่ ด้าน วิทยากร อาหาร สถานที่ ภาพรวม เป็นการวิเคราะห์ผลสะท้อนด้วย Tacit knowledge ของผู้เข้าร่วมโครงการอันเป็นตัวช่วยในการทงานเพื่อการปรับปรุง พัฒนาผลการปฏิบัติงาน ซึ่งจะทำหลังจากเสร็จโครงการประมาณ 3-5 วัน
1.5 จัดทำ กิจกรรม Before and After โดยทำ PDCA : P-Planning D-Doing C-Check A-Action เพื่อการปรับปรุงและพัฒนางานอย่างต่อเนื่อง
 
สรุป
การจัดทำกิจกรรมการจัดการความรู้ตามแนวความคิดของ ผู้ช่วยศาสตราจารย์ ดร. สุรางคนา ธรรมลิขิต คือ การจัดทำกิจกรรมการจัดการความรู้อย่างง่าย ๆ มีหลักสำคัญคือ
1.การจัดทำกิจกรรม KM เริ่มจาก นำระบบการติดตาม การประเมินผล มาใช้เป็นตัวตั้งในการจัดทำการจัดการความรู้เพื่อการพัฒนาคน พัฒนางาน พัฒนาองค์ โดยมองที่ปัญหาที่มาจากการประเมินผลจากผู้ใช้บริการ/บุคคลภายนอก บุคลากรในองค์กรทุกคนต้องร่วมมือร่วมใจกัน ความร่วมมือจะเกิดขึ้นได้เนื่องจากมีผลงานให้เห็นปรากฏอย่างชัดเจน เป็นรูปธรรม นำมาซึ่งความคิดสร้างสรรค์ (Creative thinking)
2. การจัดทำ การจัดการความรู้ในเครื่องคอมพิวเตอร์ บุคลากรสามารถเข้าถึงข้อมูล องค์ความรู้ได้ด้วยระบบ Share point เช่น การเขียน Blog รายงานการประเมินตนเองโดยด้วยโปรแกรม wiki การ link web ต่าง ๆ ตารางการลาของบุคลากร ตาราง การใช้รถยนต์
ซึ่งทุกอย่างสามารถค้นหาได้ บน Share point ทุกคนเป็นเจ้าของข้อมูลที่สามารถเข้าไปศึกษาหาความรู้ได้ นอกจากนี้ยังมีการนำใช้โปรแกรม One note มาใช้จัดเก็บข้อมูลของตนเอง ซึ่งเป็นโปรแกรมที่เหมือนสมุดโน้ตหลาย ๆ เล่มอยู่ในเล่มเดียวกัน สามารถค้นหาได้ง่าย
ซึ่งมีข้อดีคือ เพื่อสะดวกการค้นหา และนำกลับมาใช้ใหม่ ข้อมูลไม่สูญหาย และมีการประชาสัมพันธ์ เช่น ประชาสัมพันธ์ผ่านทาง face book การจัดกิจกรรมประกวด คลิปวีดีโอ ทำให้เกิดความสนุก มีความสุข ได้ประโยชน์อย่างแท้จริงเกิดความเข้าใจ
3. การจัดการความรู้ให้ประสบความสำเร็จได้โดยใช้ Co’P องค์กรต้นแบบ การสอนงาน การสร้างแรงบันดาลใจ แรงกระตุ้นให้กับบุคลากรอยากมีส่วนร่วมในความสำเร็จขององค์กร ถ้าองค์กรประสบความสำเร็จ ตัวเราก็จะประสบความสำเร็จ
ด้วยเทคนิค Success story เรื่องเล่าแห่งความสำเร็จ เป็นลักษณะการเล่าเรื่องดี ๆในองค์กร เพื่อเป็นพลังผลักดันให้คนคิดบวก เกิดความคิดสร้างสรรค์ โดยให้องค์กรต้นแบบมาจัดเวทีแลกเปลี่ยนเรียนรู้โดยเป็นวิทยากรด้วยการนำเทคนิค Training the trainer ที่มีการจัดกิจกรรมที่มีความหลากหลายรูปแบบ
ความสำเร็จจากโครงการ Success story คือ ได้องค์กรต้นแบบ ได้เห็น รูปแบบแต่ละองค์กร ข้อคิดเรื่องความรู้ คือ ความรู้ยิ่งให้ ยิ่งได้ ยิ่งแลกเปลี่ยนยิ่งได้กลับมา ยิ่งเล่ายิ่งเกิด Idea การนำ Success story KM มาประยุกต์ใช้ เช่น การประชุมคณะกรรมการสำนักคอมพิวเตอร์ได้แต่ละเดือน
ให้สมาชิกทุกฝ่าย/งานสับเปลี่ยนหมุนเวียน มาเล่าถึงความสำเร็จ เคล็ดลับการทำงานต่าง ๆ หรือเทคโนโลยีใหม่ ๆ แล้วให้เลขาถอดบทเรียน แล้วสรุปนำข้อมูลที่สรุปไปไว้ใน Share point ของเว็บไซต์ของสำนักคอมพิวเตอร์ ซึ่งเป็นการเปิดโอกาสให้บุคลากรเกิดการแลกเปลี่ยนเรียนรู้จนกลายเป็นวัฒนธรรม
ความคิดต่อยอดของผู้ถอดบทเรียน
การจัดการความรู้ให้ประสบความสำเร็จได้นั้น กลไกสนับสนุนที่สำคัญ (KM Tool for Real Action) คือ เน้นให้บุคลากรเป็นศูนย์กลางของกระบวนการ คิดจากสิ่งที่มี ทำจากสิ่งที่คิด การแลกเปลี่ยนเรียนรู้ผลทวีคูณ เป็นการลงทุนไม่ใช่ค่าใช้จ่าย สร้างวินัยบุคลากรให้เรียนรู้ตลอดชีวิต ต่อยอดความรู้และภูมิปัญญาเดิม
โดยจะต้องปฏิบัติอย่างต่อเนื่องจนกลายเป็นวัฒนธรรมองค์กร ทำแล้วเกิดการพัฒนาคน พัฒนางาน พัฒนาองค์กร ซึ่งเกิดจาก ความร่วมมือร่วมใจของทุกคน ร่วมร่างเป้าหมายการพัฒนางาน รวมประสบการณ์ เพิ่มองค์ความรู้ซึ่งเป็นทรัพย์สินทางปัญญา ร่วมแลกเปลี่ยนเรียนรู้เพื่อให้เกิดนวัตกรรม รังสรรค์และใช้ประโยชน์เพื่อพัฒนาผลการปฏิบัติงานและการเรียนรู้ ดังนั้นผู้บริหารต้องสร้างแรงจูงใจ แรงบันดาลใจ แรงกระตุ้น ให้เกิดขึ้นกับบุคลากรในองค์กรทุกคน