การปรับปรุงการทำงาน คือการดำเนินการเพื่อทบทวนงาน กระบวนการทำงานและผลการปฎิบัติงานในหน้าที่รับผิดชอบว่าสิ่งใดสมควรได้รับการพัฒนาหรือปรับปรุงใหม่ เพื่อให้การปฏิบัติงานมีประสิทธิภาพ (Effectiveness)และประสิทธิภาพ(Efficiency) มากขึ้น
วัตถุประสงค์การปรับปรุงงาน คือ 1)ลดขั้นตอนในการทำงาน ให้มีความคล่องตัวมากขี้น 2) เพื่อหาวิธีการดำเนินงานที่ดี ใช้เวลาน้อยแต่ได้ผลมากว่า 3)ประหยัดทรัพยากรทางการบริหาร ได้แ่ คน เงิน เวลาวัสดุ อุปกรณ์ 4)สร้าบรรยากาศการทำงานเป็นทีมทีดี เพราะผู้ปฏิบัติงานจะร่วมมือกันในการพัฒนาหาวิธีการทำงาน 5) ปรับปรุงหรือเปลี่ยนแปลงวิธีการปฏิบัติงานให้สอดคล้องกับความต้องการและสภาพแวดล้อมที่เปลี่ยนไป
กระบวนการปรับปรุงการทำงาน 1) กำหนดงานที่ต้องการปรับปรุง 2)กำหนดวัตถุประงค์ของการปรับปรุงงาน 3)รวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับงาน 4)เขียนการไหลของงาน (Work Flow) วิธีการเขียนการไหลของงานมักใช้สัญลักษณ์แทนเหตุการณ์หรือกิจกรรม เช่น รูปวงกลม คือการปฏิบัติงาน ,รูปลูกศร คือการเดินของงาน , รูปสี่เหลี่ยม คือการตรวจสอบงาน,รูป ตัว D คือความล่าช้าในการปฏิบัติงาน,รูปสามเหลี่ยมหัวลง คือ การเก็บรักษา 5)การพัฒนาแนวทางในการปรับปรุงการทำงาน 6)การเลือกแนวทางในการปรับปรุงการทำงาน 7)การปฏิบัติและประเมินผล
หลักการปรับปรุงงานการทำงาน ใช้หลัก 5W1H คือ 1) WHY (ทำทำไม) WHAT(ทำอะไร) WHERE (ทำที่ไหน) WHEN (ทำเมื่อไร) WHO (ใครทำ) HOW (ทำอย่างไร)
การวิเคราะห์ขั้นตอนการปฏิบัติงาน(OBA) Operation Breakdown Analysis คือ การเขียนขั้นตอนการปฏิบัติงานต่างๆที่ผู้ปฎิบัติทำจริง การเขียน OBA เพื่อนำมาใช้ตามกระบวนการปรับปรุงงานในขั้นที่3 (การรวบรวมข้อมูล)แล้วนำมาเขียนการไหลของงาน(ขั้นตอนที่4) ก่อนที่จะนำไปพัฒนาแนวทางในการปรับปรุงงานตามขั้นตอนที่5
เทคนิคการปรับปรุงการทำงาน 1) เทคนิคการใช้คำถาม “ทำไม และทำไมไม่ ” ก็มีประโยชน์มากสำหรับงานที่ทำอยู่ทุกวันเป็นปกติ ให้ถามว่า ทำไปทำไม ส่วนงานใหม่หรือวิธีใหม่ที่ยังไม่เคยทำมาก่อน ให้ถามว่า ทำไมไม่ทำแบบใหม่ที่ว่านี้ 2)เทคนิคการเลียนแบบ เป็นแนวทางการปรับปรุงงานจากการศึกษาผู้อื่นแล้วนำมาใช้เป็นแนวทางการพัฒนาปรับปรุงงานของเรา 3) เทคนิคการมช้คำถาม “อะไรจะเกิดขึ้น…ถ้า” เป็นการกระตุ้นความคิดเพื่อให้เกิดภาพของอนาคตว่าจะเกิดอะไรขึ้นหากยังทำงานกันแบบเดิมหรือคิดแบบเดิม 4)เทคนิคการเปรียบเทียบ เป็นการวิเคราะห์เปรียบเทียบขั้นตอน หรือวิธีการแบบเดิมกับวิธีการแบบใหม่ว่าจะมีผลดี หรือผลเสียอย่างไร
ปัจจัยความสำเร็จของการปรุงปรุงการทำงาน 1) การทำงานเป็นทีม ผู้ร่วมงานทุกคนต้องมีจิตสำนึกในการทำงานเป็นทีมเพื่อเป้าหมายเดียวกัน ยอมรับความคิดเห็นที่แตกต่างอย่างสร้างสรรค์ 2) ภาวะผู้นำ ผู้นำต้องเป็นแบบอย่างที่ดีในการปฎิบัติงาน ต้องเป็นผู้ริเริ่ม กระตุ้น ผลักดันให้ผู้น้อยเห็นความสำคัญในการปรับปรุงการทำงานที่มีผลต่อองค์กรและงานในความรับผิดชอบของแต่ละคน 3)ตระหนักในคุณภาพ เห็นความสำคัญของการปรับปรุงคุณภาพการปฏิบัติงานอย่างต่อเนื่อง 4) การให้รางวัล เป็นการเสริมสร้างขวัญกำลังใจ 5) ระบบสารสนเทศ การปรับปรุงงานที่ได้ผลต้องอาศัยข้อมูล ความจริง เกี่ยวกับงานเพื่อนำมาวิเคราะห์หาแนวทาง พัฒนา หรือปรับปรุงงานให้ได้ผล
