จากการที่ข้าพเจ้าได้รับมอบหมายจากหัวหน้าฝ่ายโสตทัศนศึกษา ให้เข้าร่วมรับฟังบรรยายในหัวข้อ “โครงการวันแลกเปลี่ยนเรียนรู้ : Silpakorn KM DAY” ครั้งที่ 1 ซึ่งมีวิทยากรผู้บรรยาย คือ รศ.ดร. จิรประภา อัครบวร จัดโดย สำนักงานประกันคุณภาพการศึกษา มหาวิทยาลัยศิลปากร ณ หอศิลป์บรมราชกุมารี อาคารศูนย์ปฏิบัติการทัศนศิลป์สิรินธร คณะจิตรกรรมประติมากรรมและภาพพิมพ์ วิทยาเขตพระราชวังสนามจันทร์ เมื่อวันที่ 30 เมษายน 2555 ซึ่งข้าพเจ้าเป็นบุคคลหนึ่งที่ให้ความสำคัญกับการแสวงหาความรู้ไม่ว่าจะเป็นจากแหล่งใด ๆ เพื่อนำมาพัฒนาตนเอง พัฒนางานที่รับผิดชอบ การนำมาปรับใช้ในการดำเนินชีวิตประจำวันของตนเอง และนำมาแลกเปลี่ยนหรือถ่ายทอดให้ เพื่อน ๆ ได้รับรู้เหมือนกัน ถือเป็นโอกาสที่ดีที่หัวหน้าให้โอกาส จึงใช้โอกาสนี้เก็บเกี่ยวความรู้มาฝากเพื่อน ๆ ร่วมงานในหอสมุดฯ ซึ่งข้าพเจ้าคิดว่าความรู้ที่ได้รวบรวมมานี้อาจเป็นประโยชน์กับเพื่อน ๆ ไม่มากก็น้อย ในการนำมาปรับประยุกต์ใช้กับการพัฒนาตนเอง พัฒนางาน หรือเห็นความสำคัญในเรื่องของ Knowledge management
จากการฟังบรรยายพอสรุปได้ ดังนี้ เริ่มจากการกล่าวเปิดงาน โดย อาจารย์ ดร.อุทัย ดุลยเกษม อธิการบดีมหาวิทยาลัยศิลปากร กล่าวเปิดงาน โดยมีมุมมองในเรื่อง ของ Knowledge management นั้นเป็นเรื่องของ Information Analysis ที่ประกอบด้วย Knowledge analysis , Knowledge planning และ Knowledge Technology อันเป็นกระบวนการที่ควรนำไปใช้อย่างเป็นระบบ ซึ่งปัญหาปัจจุบันคือ บางองค์กร ทำ Knowledge Management แต่ไม่มีการนำเอากระบวนการ analysis, planning, development มาใช้ เป็นเพียงแต่ปฏิบัติตามกระแสหรือตามแฟชั่น ซึ่งจะไม่ช่วยให้องค์กรเกิดประสิทธิภาพ ในขณะที่องค์กรทุกองค์กร มีเป้าหมาย มีโครงสร้าง มีวัฒนธรรม มีงบประมาณสนับสนุน ซึ่งเป้าหมายคือ ต้องบรรลุวัตถุประสงค์ ผลงานที่เกิดต้องมีประสิทธิภาพและบรรลุเป้าหมายขององค์กร ฉะนั้น การนำ Knowledge management มาใช้ก็ควรเป็นสถานการณ์ที่ทำให้องค์กรเกิดประสิทธิภาพ โปร่งใส ตรวจสอบได้ ในมุมมองของมหาวิทยาลัยวิทยาลัยศิลปากร การนำเรื่องของ Knowledge management มาใช้จะต้องคำนึงถึงประโยชน์ที่หน่วยงานหรือองค์กรได้รับได้รับเป็นสำคัญ
รศ. ดร. จิรประภา อัครบวร บรรยายโดยมีเนื้อหาสรุป ดังนี้ การปฏิบัติงานของบุคลากรในองค์กร เรื่องของ KPI เป็นงานใหม่ที่ต้องปรับปรุงอยู่ตลอดเวลาเนื่องจาก โลกมีการเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา ดังนั้นเรื่อง Knowledge management จึงเป็นเรื่องสำคัญและเป็นประโยชน์ต่อองค์กร คือ 1) เป็นการยกระดับคุณภาพการให้บริการ 2) ผลักดันให้เกิดนวัตกรรม 3) เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน 4) ช่วยให้เกิดการเรียนรู้และพัฒนาบุคลากร 5) เป็นการเรียนรู้เกี่ยวกับความต้องการของผู้ใช้บริการได้ดีขึ้นและเร็วขึ้น โดยมีวัตถุประสงค์ของการจัด Knowledge management เพื่อ 1) พัฒนาคน ให้เกิดการเรียนรู้ มีความคล่องตัวในการปฏิบัติงาน และเกิดความพึงพอใจในการทำงาน 2) พัฒนากระบวนการทำงานทำให้เกิดประสิทธิภาพ ประสิทธิผล นวัตกรรม 3) พัฒนาองค์กร ทำให้บรรลุเป้าหมายตามวิสัยทัศน์ ยุทธศาสตร์ที่กำหนดไว้ รายได้เพิ่มขึ้น รายจ่ายลดลง
ซึ่ง รศ.ดร.จิรประภา อัครบวร ได้ให้ ความหมายของ Knowledge Management ไว้คือ กระบวนการที่บุคคลและองค์กรให้คุณค่าแก่ทรัพยากรความรู้ และจัดการทรัพยากรความรู้ให้เกิดประโยชน์สูงสุดแก่บุคคล องค์กร และสังคม ด้วยการจัดสิ่งแวดล้อมให้บุคคลในองค์กรพร้อมที่จะสร้าง เก็บรักษา แบ่งปันแลกเปลี่ยน ให้บริการ และปรับปรุงความรู้ เพื่อยกระดับความรู้ให้มีคุณค่าสูงขึ้น นำไปสู่การพัฒนางานของบุคคล หน่วยงาน และองค์กร เพื่อให้บรรลุพันธกิจขององค์กร โดยหลักการจัดการความรู้ของมหาวิทยาลัยนิด้านั้น ได้นำหลักของการตลาดมาประยุกต์ใช้ใน การจัดการความรู้ (Knowledge maketing) ที่ให้ความสำคัญกับ Customer/Product (ลูกค้าและผลิตภัณฑ์), Convenience/place (ความสะดวกการเข้าถึง/สถานที่จัดจำหน่าย), Cost/Price (ความคุ้มค่า/การตั้งราคา), Communication/Promotion (รูปแบบการสื่อสาร/การส่งเสริมการขาย) ซึ่งการจะนำเรื่องการจัดการความรู้มาเป็นเครื่องมือช่วยในการพัฒนาองค์กรให้ประสบความสำเร็จได้นั้น ผู้บริหารต้องมีวิธีการสร้างแรงจูงใจในการจัดทำ Knowledge management ให้กับบุคลากรในองค์กร เช่น การแบ่งปันและแลกเปลี่ยนความรู้ (Share) การเข้าถึงความรู้ (Access) เกิดการเรียนรู้ (Learn) นำความรู้ไปประยุกต์ใช้ (Apply) ด้วยการจัดการความรู้อย่างเป็นระบบ (KM as a system) อันประกอบไปด้วย Structure, Culture Information/Technology, Leadership
หลักสำคัญในการจัดกิจกรรม Knowledge management ประกอบไปด้วย 4 Generations ได้แก่ Transfer TACIT to EXPLICIT knowledge , Using IT to distribute the knowledge, CoP-Community of practice, Knowledge mapping ซึ่งการทำ Knowledge management ในองค์กรให้เกิดประสิทธิภาพได้นั้น KM จะต้องสอดคล้องกับภารกิจหลักขององค์กร โดยนำกระบวนการ PDCA : P-Planning (การวางแผน ) D-Do (การปฏิบัติตามขั้นตอน ) C-Check (ตรวจสอบผลการดำเนินงาน ) A-Action (การปรับปรุงแก้ไขส่วนที่มีปัญหา) มาประยุกต์ใช้ ในการจัดทำโดยมีขั้นตอนคือ มีการวางแผนร่วมกันของบุคลากรในองค์กร จัดทำตารางสรุปเส้นทางการทำ Knowledge management จัดทำ Road map ตรวจสอบประเมินผล เพื่อนำไปสู่การปรับปรุงและพัฒนา ซึ่งหัวใจของการทำ Knowledge management นั้นก็คือเมื่อทำแล้วต้องก่อให้เกิดประโยชน์สูงสุด นั่นก็คือ ต้องเกิดประโยชน์กับหลาย ๆกลุ่มคน หลายด้าน ทั้งคน งาน หน่วยงาน องค์กร สังคม ชุมชน เป็นต้น
มุมกิจกรรมนำเสนอผลงานทั้งในรูปแบบของโปสเตอร์ และการนำเสนอผลงานบนเวทีแลกเปลี่ยนเรียนรู้ด้วยวาจาตามรูปแบบ Power point มีจำนวนผู้นำเสนอผลงาน รวม ทั้งหมด 24 เรื่อง ซึ่งมีความหลากหลายและน่าสนใจ ทั้งนี้ มีการจัดประกวดผลงานการจัดการความรู้ที่เป็นแนวปฏิบัติที่ดี (Good Practices) ซึ่งกิจกรรมนี้ หอสมุดพระราชวังสนามจันทร์ได้ส่งผลงานเข้าประกวดชื่อเรื่อง “การใช้กระบวนการจัดการความรู้ในการพัฒนาตัวชี้วัดผลงานหลักรายบุคคล” ซึ่งได้รับรางวัล ผลงานดีเด่น อันเป็นรางวัลที่สร้างความภาคภูมิใจกับคณะผู้จัดทำเป็นอย่างยิ่ง
จากการฟังบรรยาย เรื่อง โครงการวันแลกเปลี่ยนเรียนรู้ : “Silpakron KM day” ครั้งที่ 1 นั้นในมุมมองของผู้เข้าอบรม ประเด็นที่วิทยากรบรรยายเป็นเรื่องที่น่าสนใจที่มหาวิทยาลัยนิด้าได้มีการจัดทำ Knowledge management อย่างเป็นรูปธรรมและมีความต่อเนื่อง เป็นประโยชน์คนทุกกลุ่ม ตั้งแต่นักศึกษา เจ้าหน้าที่ อาจารย์ บุคคลภายนอก โดยมีการจัดกิจกรรมต่าง ๆ เช่น โครงการ HROD ACADEMY CAMP, HROD TALK, Student Journey เป็นต้น ซึ่งการจัดโครงการต่าง ๆ นั้นมีการนำกระบวนการ PDCA มาประยุกต์ใช้แบบง่าย ๆ ในการบริหารจัดการ จัดกิจกรรม โครงการ และได้นำหลักการตลาดมาประยุกต์ใช้ในการจัดทำ Knowledge management ที่ให้ความสำคัญกับลูกค้า ตัวสินค้า การเข้าถึง รูปแบบการสื่อสาร การส่งเสริมประชาสัมพันธ์ ความคุ้มค่า
ซึ่งตัวชี้วัดความสำเร็จของการจัดทำ Knowledge management ของมหาวิทยาลัยนิด้าก็คือ การประเมินผลการดำเนินงานและการปรับปรุงแก้ไขเพื่อพัฒนาอย่างต่อเนื่อง เมื่อหันกลับมามองการทำ Knowledge management ของมหาวิทยาลัยศิลปากรที่มีการนำเสนอผลงานทั้งแบบ โปสเตอร์ และด้วยวาจาแบบ Power point นั้น ส่วนใหญ่มีกระบวนการทำ Knowledge management ตามหลัก ของ PDCA นั้น หลายหน่วยงานมีการดำเนินการถึงขั้นของ Planning และ DO แต่ยังขาดการดำเนินการในขั้นของ การประเมินผล (Check) และการนำไปปรับปรุงแก้ไข และพัฒนา (Action) ซึ่งเป็นขั้นตอนที่สำคัญที่จะบ่งบอกถึงความสำเร็จหรือประสิทธิภาพของการทำ Knowledge management หรือการทำ Knowledge management แต่ละหน่วยงานส่วนใหญ่เป็นเพียงการเริ่มต้น หรือการแก้ไขปัญหาเฉพาะงานที่ยังไม่ได้มองถึงในภาพองค์รวมของหน่วยงานอย่างเป็นระบบและรูปธรรมหรืออาจเรียกได้ว่า ยังไม่มี Road map ที่ชัดเจน ซึ่งอาจเป็นผลมากจาก ในระดับมหาวิทยาลัยที่มีการกำหนดยุทธศาสตร์ด้าน Knowledge management ยังไม่มีการจัดทำ Road map และขาดการสื่อสารและประชาสัมพันธ์ เรื่องของ Knowledge management ที่ชัดเจนเพื่อเป็นแนวทางให้หน่วยงานต่าง ๆในมหาวิทยาลัยมีแนวทางปฏิบัติได้อย่างถูกต้อง
สำหรับการทำ Knowledge management ของหอสมุดพระราชวังสนามจันทร์ มองว่าบุคลากรในองค์กรส่วนใหญ่มีความรู้ความเข้าใจเรื่องของ Knowledge management ซึ่งในการจัดทำควรให้บุคลากรทุกระดับมีส่วนร่วมและปฏิบัติอย่างเป็นรูปธรรม ซึ่งสามารถนำ หลักการตลาดมาประยุกต์ใช้ได้เหมือน มหาวิทยาลัยนิด้า คือ การให้ความสำคัญกับ Customer/Product (ผู้ใช้บริการและการจัดซื้อจัดหาสารสนเทศที่ทันสมัย), Convenience/place (ความสะดวกการเข้าถึงข้อมูล/สถานที่และบรรยากาศ สภาพแวดล้อม), Cost (ความคุ้มค่าการลงทุนทั้งด้านบุคลากรและสารสนเทศ), Communication/Promotion (รูปแบบการสื่อสาร/การประชาสัมพันธ์) สำหรับกิจกรรมในการจัดทำ Knowledge management น่าจะมีความหลากหลายและเป็นรูปธรรมและเกิดประโยชน์อย่างแท้จริง ซึ่งตัวชี้วัดการทำ Knowledge management ของห้องสมุดนั้นเกิดประสิทธิภาพและประสิทธิผลหรือไม่
ตัวชี้วัดสำคัญก็คือ Check และ Action ที่ห้องสมุดควรให้ความสำคัญเพื่อการพัฒนาอย่างต่อเนื่องและเกิดประโยชน์สูงสุด เช่น การแลกเปลี่ยนเรียนรู้โดยวิธีเขียน Blog ทุกคนต้องเขียน Blog ตาม KPI ที่หอสมุดฯ กำหนด แต่ยังขาดการประเมินว่าผู้ที่เขียน หรือผู้ที่อ่าน ได้ประโยชน์อย่างไร ซึ่ง ตัว Comment อาจเป็นส่วนหนึ่งที่เป็น Feed back แต่บุคลากรส่วนใหญ่ก็ไม่ค่อยเสนอแนะหรือแสดงความคิดเห็น ทำให้วัดผลหรือประเมินไม่ได้ ว่าสิ่งที่แลกเปลี่ยนนั้นเกิดประโยชน์กับผู้อื่นมากน้อยเพียงใด เพื่อนร่วมงานสามารถนำไปปรับใช้กับการปฏิบัติงานได้มากน้อยแค่ไหน ได้ผลอย่างไร หรืออาจเป็นการประเมินภาพรวมของกิจกรรมและแลกเปลี่ยนใน Blog ในประเด็นของเนื้อหา ประโยชน์ต่อการพัฒนาคน งาน องค์กร ทั้งนี้นอกจากการเขียน Blog แล้วยังมีกิจกรรมน่าสนใจอีกมากมายเช่น การไปประชุม อบรม ของบุคลากร น่าจะมีการกลับมาสรุปและนำเสนอ อาจะเป็นรูปแบบ Power point โดยมีการจัดสรรเวลาสำหรับเวทีนี้ หรือนำมาเขียนลง Blog เพราะจะทำให้บุคลากรได้รู้ความรู้ใหม่ ๆ หรือก้าวทันกับการเปลี่ยนแปลง ความเคลื่อนไหวด้านต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการทำงานในองค์กร ซึ่งเป็นประโยชน์ต่อบุคคล การปฏิบัติงาน องค์กร เป็นต้น
