Microsoft Word ไม่อนุญาตให้ลบการอ้างอิงโดยตรงด้วยปุ่ม Delete เนื่องจากการอ้างอิงและบรรณานุกรมถูกจัดการผ่าน Field Codes หรือ โปรแกรมจัดการบรรณานุกรม (Citation Manager) เช่น EndNote/ Zotero/Mendeley ก็ตาม ซึ่งทุกโปรแกรมจะฝังข้อมูลที่ซ่อนอยู่ในเอกสาร
หากลบเฉพาะข้อความที่มองเห็น อาจเกิดปัญหา:
- Field Codes เหลือข้อมูลตกค้าง — การลบเฉพาะข้อความจะไม่ลบโค้ดเบื้องหลัง ทำให้เกิดความผิดพลาดเมื่ออัปเดตหรือจัดรูปแบบใหม่
- ข้อมูลไม่ตรงกับฐานข้อมูลอ้างอิง — สำหรับผู้ที่ใช้โปรแกรมจัดการบรรณานุกรม การลบข้อความใน Word อย่างเดียว จะไม่ลบลิงก์จากฐานข้อมูล ทำให้เกิดข้อผิดพลาดเมื่อจัดการหรือแทรกการอ้างอิงในภายหลัง
สรุป การลบการอ้างอิงอย่างถูกวิธีจะช่วย:
- ป้องกันไฟล์ Word เสียหายหรือเกิดข้อผิดพลาด
- รักษาความถูกต้องของบรรณานุกรม
- ทำให้ระบบจัดการอ้างอิงทำงานได้อย่างสมบูรณ์ในระยะยาว